Insight & inspiration

Eroon kalenteripingiksestä Pipedriven Ehdota aikoja (Propose Times) -toiminnon avulla

Pipedriven yksi piilotetuin, mutta hyvin käytännöllinen ominaisuus on Ehdota aikoja -toiminto. Toiminnon avulla asiakas saa varattua hänelle parhaiten sopivan ajan suoraan kalenteristasi, silloin kun hän itse haluaa.

Ajanvaraustoiminto on erittäin helppokäyttöinen, ja sinulla säilyy aina täysi kontrolli omasta kalenteristasi ja ajankäytöstäsi. Määrität itse ajat, jolloin olet käytettävissä tapaamisille, ja annat sitten asiakkaalle linkin kalenteriisi. He valitsevat vapaista ajoista heille sopivan ja tekevät suoraan kalenterivarauksen kanssasi. Nopeaa, tehokasta, ja huomattavasti vähemmän raivostuttavaa kuin lähetellä 14 aikaehdotussähköpostia edestakaisin yhden puolen tunnin palaverin takia.

Kirsikkana kakun päällä on se, että kokouskutsuun sisältyy lisäksi aina linkki, jolla kokouksen ajankohtaa voi suoraan siirtää tai sen voi perua! Ei siis enää koskaan toistuvaa kalenteribingoa, kun tapaaminen täytyy sopia tai sitä on pakko lykätä. Sydänemojeita kaikkialle!

Miten määritän ajanvarauskalenterin?

Ehdota aikoja on käytössä kaikille käyttäjille, kaikilla lisenssitasoilla ja jokainen käyttäjä pystyy itse hallinnoimaan toimintoa omalta Pipedrive-tililtään.Toimintoon on mahdollista määritellä useita eri mittaisia tapaamisia, esimerkiksi 15 minuutin puhelinaika, 30 min. esittelytapaaminen, 60 min. demotapaaminen tai koko päivän kestävään työpajaan. Essential- ja Advanced-lisenssitasoilla voi olla kuitenkin ainoastaan yksi varauskalenteri aktiivisena kerrallaan.

Tapaamisaikoja pääset määrittelemään Pipedriven Aktiviteetti-osiosta ja sieltä kohta Ehdota aikoja.

Oletuksena pudotusvalikosta löytyy yhden tunnin mittainen, Kokous-niminen tavoitettavuusaika. Voit joko lähteä muokkaamaan tätä tai aloittaa tekemään kokonaan uutta valitsemalla Hallitse tavoitettavuutta. Tarvittaessa on myös mahdollista luoda vain yksittäistä tapahtumaa varten oma tavoitettavuusaika, kohdasta Valitse ajat. 

Jokaiselle viikon päivälle voidaan määrittää eri mittaisia tavoitettavuusaikoja. Esimerkiksi jos sinulla on mahdollisuus antaa kalenteristasi 30 minuutin esittelytapaamisia vain tietyille päiville, voit valita siihen tarkoitetut päivät ja vastaavasti poistaa ajat niiltä päiviltä, jolloin et halua antaa kalenteristasi aikoja kyseisille tapaamisille. Vaihtoehtoisesti jos kalenteristasi saa varata kyseisiä aikoja kaikkina arkipäivinä, voit asettaa yhdelle päivälle työajat kohdalleen ja kopioida sellaisenaan sen muille päiville. Kalenterisynkronoinnin ansioista järjestelmä osaa blokata kalenterissa jo olevat varaukset pois.

Puskuri- ja aika-asetuksista saat asetettua tapaamisten väliin minimissään 15 minuutin siirtymäajan ennen seuraavan kalenterivarauksen aloitusta. Lisäksi kutsuva henkilö voi valita alkavatko tapaamiset aina tasatunnein, puolen tunnin vai vartin välein.

Kun kaikki aika-asetukset ovat asetettu kohdilleen, pääset vielä muokkaamaan osallistujalle näkyvää saatetta jatkamalla kokouksen tietoihin.

Vasemmalla puolella näkyvät tiedot tulevat näkyviin ajan varaajalle. Huomaa, että kokouksen tietoihin saat lisättyä myös suoraan videopuhelulinkin asentamalla videopuheluintegraation. Pudotusvalikosta löytyy valmiina Teams-, Zoom- ja Google Meet-integraatiot.

Oikeanpuoleisella sivulla olevat tiedot tulevat näkyviin Pipedriveen sinulle sekä muille Pipedrive-käyttäjille. Voit valita minkä tyyppisenä aktiviteettina tapahtuma tallentuu Pipedriveen ja voit myös kirjata keltaisella olevaan huomautuskenttään sisäisiä muistiinpanoja tapahtumaan liittyen.

Tämän jälkeen tavoitettavuusaika on valmis ja voit jakaa kalenterivarauslinkkiä sähköpostiviestissä, lisätä sen oletuksena sähköpostin allekirjoitukseen tai upottaa yrityksen sivuille esim. myyjien yhteystietoihin.

Lopputuloksena näkymä kokouksen varaajalle on seuraavanlainen:

Lopuksi on vielä hyvä huomioida toiminnallisuuden edellyttävän kalenterin ja sähköpostin synkronoimista Pipedriveen (toiminto ei siis ole saatavilla Essential-lisenssitasolla). Kalenteri vielä mielellään synkronoituna kaksisuuntaisena, jotta kaikki kalenterissa olevat aktiviteetit tulevat huomioiduksi. Mikäli sähköpostia ei ole synkronoitu, Ehdota aikoja -välilehti tulee näkyviin Pipedrivessa minkä tahansa kaupan, yhteyshenkilön tai organisaation tietonäkymään Aktiviteetti-välilehden viereen.

Suosittelemme ehdottomasti tämän kokeilemista! Kokousten sopiminen on huomattavasti vaivattomampaa, ja niin sinun kuin asiakkaankin aika säästyy johonkin tuottavampaan. Jos heräsi kysymyksiä, heittele niitä toki meille!

Haluatko lukea lisää Pipedrivesta, lisensseistä tai asiakastarkinoitamme?