Pipedrive-pääkäyttäjän velvollisuudet ja vastuut

Kuka on teillä Pipedriven pääkäyttäjä?

Tärkein kysymys tietenkin on: kuka teillä vastaa CRM:n käytöstä ja sisällöstä? Pääkäyttäjiä on hyvä olla jo sijaistustenkin takia vähintään kaksi, mutta heillä voi olla myös keskenään erilainen työnjako.

Usein pääkäyttäjä on myyntitiimin vetäjä. Tämä on sinänsä ok, mutta usein käy ilmi, ettei pääkäyttäjällä ole varsinaisesti aikaa tehdä muutoksia ja ylläpitoa CRM:ssä. Monet eivät oikeastaan edes tiedä, kuka heillä on pääkäyttäjänä, ja silloin CRM on usein siinä kunnossa kuin mihin se heti käyttöönoton jälkeen jäi.

Henkilöt ovat saattaneet myös vuosien varrella vaihtua ja alkuperäiset pääkäyttäjät poistuakin järjestelmästä. Tässä piilee iso riski: jos pääkäyttäjistä ja niiden määrästä ei huolehdita, voi vahingossa päätyä tilanteeseen, jossa kellään ei ole enää mahdollisuutta tehdä muutoksia järjestelmään. Tällaisissa tapauksissa ottakaa pikimmiten yhteyttä meihin, niin selvitellään asiaa.

Erilaiset pääkäyttäjien roolit

Suosittelemme asiakkaillemme, että on hyvä olla selkeästi nimettyinä sisällöllinen pääkäyttäjä ja tekninen pääkäyttäjä. Näin työmäärä ei tule yhdelle liian suureksi ja jako mahdollistaa myös erikoistumisen CRM:n eri puoliin.

Sisällöllinen pääkäyttäjä varmistaa, että CRM:ään on mahdollista helposti täyttää tiedot mitä tarvitaan, ja käyttäjät käyttävät järjestelmää siten kuin pitäisi. Sisällöllisen pääkäyttäjän vastuulla on lisäksi miettiä prosessien kulkua CRM:ssä, raportoinnin tarpeita, käyttäjien tyytyväisyyttä järjestelmään ja valvoa käyttöä. Tämä pääkäyttäjä siis varmistaa, että tietoa tuotetaan järjestelmään ja sitä myös raportoidaan ulospäin tarpeen mukaan.

Tekninen pääkäyttäjä taas keskittyy enemmän “konepellin alla” oleviin asioihin: automaatioihin ja muihin teknisempiin yksityiskohtiin, esimerkiksi OneClickillä ja Zapierilla tai Make.comilla tehtyihin kevyisiin integraatioihin ja lisäautomaatioihin (jos et tiedä mitä nämä tarkoittavat ja mitä niillä voi tehdä, kysäise meiltä! Missaat todella paljon).

Perusajatus on se, että sisällöllinen pääkäyttäjä huomaa, että myyjät jättävät esim. jatkuvasti jonkin prosessiin kuuluvan tehtävän tekemättä. Jos ei hän osaa itse, hän pyytää teknisempää pääkäyttäjää tekemään automaation, joka muistuttaa myyjiä tekemään tämän asian, tai jopa luomaan Pipedriveen napin, jolla asia tulee helposti hoidettua yhdellä klikkauksella.

Pienemmissä organisaatioissa on usein yhden ihmisen harteilla tehdä tämä kaikki, mutta suosittelemme silti, että vähintään kahdella ihmisellä olisi kaikkeen pääkäyttäjäoikeudet – varmuuden vuoksi.

Pääkäyttäjien mahdollisuudet Pipedrivessa

Pääkäyttäjiä on monenlaisia Pipedrivessa:

• Yleinen pääkäyttäjä (Global features admin), jolla on aina laajalti oikeudet kaikenlaisiin tehtäviin (esim. luomaan ja poistamaan tietokenttiä, määrittämään Pipedriven yleisasetuksia, viemään ja tuoda tietoa Excelillä, poistaa yhteystietoja ja tehdä raportointia)
• Kauppojen pääkäyttäjä (deals admin) joka voi aina käsitellä kauppoja ja liidejä monipuolisesti (esim. poistaa ja yhdistää niitä)
• Lisäosien, esim. Campaignsin pääkäyttäjä, joka voi tehdä ja lähettää uutiskirjeitä ja automatisoida markkinointiviestejä.
• Tiliasetusten pääkäyttäjä, joka voi hallinnoida käyttäjiä järjestelmässä (lisätä ja poistaa käyttäjiä ja asettaa käyttöoikeuksia).

Myös tavallisille käyttäjille voi antaa monenlaisia oikeuksia, ja korkeammilla lisenssitasoilla voi myös määrittää useampia käyttöoikeusryhmiä (esim. pääkäyttäjä, manager ja tavallinen käyttäjä, jossa manager-tasolla on enemmän oikeuksia kuin tavallisella käyttäjällä).

Huomatkaa, että pääkäyttäjältä ei voi piilottaa mitään tietoa Pipedrivessa. Tämä on hyvä huomioida, kun mietitte ketkä teillä on pääkäyttäjiä. Vaikka kaupan näkyvyysasetus olisi “vain omistaja”, pääkäyttäjät voivat silti nähdä sen.

Lopuksi: pääkäyttäjällä on vastuullinen tehtävä

Pääkäyttäjällä on suuri vastuu siitä, että CRM palvelee käyttäjiään ja yritystään. Jos CRM ei kehity siinä missä yrityksen toiminta, siitä tulee helposti vain hieman visuaalisempi taulukko, ei niinkään päätöksentekoa ohjaava datalähde tai myyjän työtä helpottava assistentti.

Jos tuntuu, ettet ole riittävän osaava Pipedrivesi kanssa, anna toki meidän kouluttaa sinua. Valikoimistamme löytyy sekä nimenomaan pääkäyttäjille tarkoitettu koulutus että esim. automaatiokoulutus, jotka molemmat tuovat lisää ymmärrystä Pipedrivesta ja antavat sinulle työkalut CRM:si jatkuvaan parantamiseen. Ja luonnollisesti räätälöimme myös aina koulutuksia myös tarpeen mukaan.

Tärkeintä on, että sinulla on vakaa olo Pipedriven kanssa ja tunnet olevasi kuskin paikalla, et CRM:n vanki!