Excel vs. Pipedrive: Miksi myyntitiimin kannattaa vaihtaa taulukot CRM:ään

1. Tiedot aina yhdessä paikassa, turvassa häslingiltä

Exceliä on helppo käyttää simppeliin seurantaan, mutta heti kun myyntidatan määrä kasvaa, myös taulukoiden täyttäminen ja ylläpitäminen mutkistuvat. Myyntitiimin tiedot usein jakautuvat myös useisiin eri tiedostoihin ja välilehtiin näissä tiedostoissa, mikä tekee myynnin kokonaiskuvan muodostamisesta vaikeaa.

Excel-tiedosto on myös turhan helppo vahingossa sekoittaa tai jopa deletoida. Vaikka siitä otettaisiin hyvät varmuuskopiot, on silti mahdollista hukata paljon arvokasta aikaa, rahaa ja myös tietoja kun aiempia versioita tiedostosta palautetaan.

Pipedrive on tässä mielessä turvallisempi. Siinä pidät myyntitietosi keskitetysti yhdessä paikassa, kaikkien saatavilla. Kullakin myyjällä on aina pääsy ajantasaisiin tietoihinsa, niin koneella kuin kännykälläkin, eikä ole tarvetta yhdistellä tai jakaa taulukoita ja häslätä kaavojen kanssa.

Pipedriven avulla koko tiimi pääsee aina käsiksi ajantasaisimpaan tietoon, myös mobiililaitteilta, mikä parantaa tiedonkulkua ja pitää koko tiimin aina kartalla. Voit myös määrittää, kuka näkee mitäkin – aina ei ole tarpeen tai edes sallittua näyttää kaikkea kaikille.

2. Automatisoi tehtäviä ja työnkulkuja

Yksi Excelin suurimpia heikkouksia on manuaalisen työn määrä tiedon syöttämisessä ja tehtävien hallinnassa. Sinun täytyy itse syöttää follow-up-päivät, määrittää tehtävät kollegoillesi, asettaa muistutuksen ja muutenkin tehdä käsin paljon toistuvia tehtäviä.

Pipedrivea käyttämällä tämän kaiken voi automatisoida. Käyttämällä vain muutaman minuutin automaation rakentamiseen voit säästää paljon aikaa ja vähentää inhimillisiä virheitä tiedon syöttämisessä. Automaattisilla muistutuksilla ja tehtävillä varmistat, että tiimisi keskittyy asiakkaiden palvelemiseen eikä järjestelmien ja taulukoiden käpistelyyn.

3. Parempi näkyvyys myyntiputkeen

Excelin lineaarinen näkymä voi tehdä monimutkaisten myyntiprosessien visualisoinnista vaikeaa. Osaavan tekijän käsissä Excelkin taipuu monenlaiseen, mutta vaatii jatkuvaa ylläpitoa, ja useamman käyttäjän taulukot tuppaavat rikkoutumaan ja muokkautumaan myös vahingossa ajan saatossa.

Pipedrive puolestaan nimenomaan panostaa helppouteen ja visuaalisuuteen, erityisesti myyntiputken osalta. Siitä saat selkeän näkymän kunkin liidin edistymisestä ja tilanteesta. Näet yhdellä vilkaisulla, missä myyntiprosessin vaiheessa kukin keissi on, ja voit helposti priorisoida arvokkaimpia kauppoja ja tunnistaa ne, jotka tarvitsevat enemmän huomiota.

Eikä pidä unohtaa datan kerääntymistä. Kun yhdistetään visuaalinen myyntiputki raportointitoimintoon, saat helposti selville pullonkaulat ja kohdat, joissa prosessia tulisi kehittää. Tämä antaa sinulle selkeämmän kuvan koko myyntisi toiminnasta, kun tiedät täsmälleen, missä vaiheessa kaupat voitetaan tai hävitään, paljonko töitä kunkin kaupan eteen on tehty, mistä liidit olivat tulleet ja mitä tuotteita niille yritettiin myydä. Näiden avulla on paljon helpompi tehdä dataan perustuvia päätöksiä ja kehittää koko tiimin toimintaa.

4. Datan analysointi ja raportointi on helpompaa

Excelissä raportointi vaatii aikaa ja osaamista. Pipedrive tuo raportointiin, datan visualisointiin ja toiminnan analysointiin helpon työkalun, joka luo näppäriä raportteja vaivattomasti. Tarvitsetpa dataa kuukausittaisesta myynnistä, liidien konversiomääristä tai yksittäisen myyjän tuottavuudesta, Pipedrivella luot raportit hetkessä. Pipedrive panostaa myös vahvasti AI-työkaluihin, jotka tuovat lisäulottuvuuksia datan käsittelyyn ja tuo uusi ajatuksia nopeasti saataville.

Tietoon perustuva päätöksenteko on elintärkeää tehokkaalle strategian toteuttamiselle. Pipedriven kehuttu raportointitoiminto on helposti jokaisen myyjän saatavilla myös oman toiminnan analysointiin, mutta on arvokas työkalu myyntijohtajille, joiden pitää varmistaa, että myytte oikeita tuotteita oikeille asiakkaille.

Ja myös: jos ette myy, miksi?

5. Saumattomat integraatiot muihin työkaluihin

Pipedriven voi yhdistää satoihin muihin työkaluihin, kuten sähköpostiin, kalenteriin, markkinoinnin automaation työkaluihin, kirjanpito- ja laskutusjärjestelmiin, ERPeihin ja projektinhallintajärjestelmiin. Integraatioilla luot myynnin työkalujen ekosysteemin, jossa asiakastieto pysyy ajan tasalla jokaisessa järjestelmässä, eikä pääse kehittymään useita asiakasrekistereitä, joissa yhdessäkään tieto ei ole luotettavaa.

Integraatiot helpottavat myös merkittävästi työntekoa ja vähentävät manuaalista tiedon syöttöä, mikä on suuri helpotus työntekijöille ja vähentää inhimillisten virheiden määrää. Siitä hyötyvät niin työntekijäsi kuin asiakkaasi.

Excelin heikkous on siinä, että monipuolinen tiedon siirto on sen kanssa vaikeaa ja osin jopa mahdotonta. Iso osa sen käytöstä vaatii manuaalista työtä, eikä integraatioita esim. sähköpostiin, markkinoinnin työkaluihin tai laskutusjärjestelmiiin kannata rakentaa lainkaan. Nämä yhteydet ovat kuitenkin Pipedriven kanssa helposti pystytettävissä ja ne auttavat myyjän työtä paljon.

6. Parempi tietoturva

Tietoturva on pakko ottaa huomioon, kun käsitellään asiakastietoja, joskus arkaluontoisiakin. Excel-tiedostojen heikkous on se, että niiden jakaminen ja jopa deletoiminen epähuomiossa tai tahallaan on mahdollista, ja on vaikea valvoa, keillä kaikilla on niihin pääsy.

Eurooppalaisena yrityksenä Pipedrive on taas erityisen keskittynyt tietoturvaan. Pipedriven avulla pidät helposti huolen, että kunkin asiakkaan tiedot näkee vain sellainen henkilö, jolla on siihen tarve ja oikeudet. Kaikki tieto on tietokannassa kryptattuna ja siitä otetaan varmuuskopioita jatkuvasti. Näin varmistetaan myös se, ettei tieto vahingossa katoa, ja ongelmatilanteissa tiedot saadaan palautettua ilman suurta häslinkiä.

Erityisesti tietosuojavaatimuksiltaan tiukat alat, kuten finanssi- ja terveydenhuoltoala, hyötyvät Pipedriven tiukasti turvatusta ympäristöstä. Sillä varmistat, että täytät tietoturvavaatimukset.

Yhteenveto: Pipedrivella nostat koko myyntiprosessisi korkeammalle tasolle

Excel on todella tehokas ja jopa korvaamaton työkalu moneen tehtävään, mutta tehokkaaseen myynninseurantaan se ei ole paras valinta. Pipedrivessa saat yhdessä paketissa keskitetyn asiakastiedon hallinnan, automatisoidut työnkulut, paremman näkyvyyden myyntiputkeen, tehokkaan raportoinnin, helpon yhdistettävyyden muihin järjestelmiin ja tehokkaan tietoturvan – kaikki asioita, joita nykyaikainen myyntitiimi ehdottomasti tarvitsee. Ja vieläpä hyvin edulliseen hintaan, mikä tekeekin siitä monen pienemmän yrityksen ykkösvalinnan.

Jos yrityksesi haluaa kasvattaa ja parantaa myyntiprosessejaan, siirtyminen Excelistä Pipedriveen on järkevä valinta. Zimplen kautta saat Pipedriven ilmaiseksi kokeiluun jopa 30 päiväksi, ilman sitoumuksia.

Pipedrive on myös helppo ja nopea ottaa käyttöön jopa itse tai osaavan kumppanin avustuksella. Voit lukea lisää Zimplen käyttöönottopalveluista kohdasta Pipedrive-palvelut – Käyttöönotto.