Alkuun Pipedriven kanssa
Raportointi Pipedrivessa - opi perusteet
Pipedrivessa on erinomainen sisäänrakennettu raportointityökalu, joka on monella kuitenkin alikäytöllä. Tässä blogissa esittelemme raportointiosion ja kerromme vinkkejä erilaisiin raportteihin.
Yleiskatsaus Insights/Tiedot-osioon
Raportointiosio koostuu kolmesta eri osasta: Yksittäisistä raporteista (joko itse tekemistäsi tai muiden sinulle jakamista), tavoitteista ja dashboardeista eli suomeksi raportointinäkymistä, joille keräät haluamasi raportit. Kaikkien raporttien ja tavoitteiden ei siis tarvitse olla heti dashboardilla, vaan voit pitää niitä listassa jemmassa ja kerätä vain ne eniten tarvitsemasi dashboardille.
Yksittäisiä raportteja ja näkymiä voi myös jakaa muille Pipedrive-käyttäjille, linkkinä Pipedriven ulkopuolisille ihmisille, sekä ladata niin Excel- kuin kuvatiedostoinakin omalle koneelle. Käyttömahdollisuudet ovat siis moninaiset!
Tutustu näkymän toimintoihin lyhyen esittelyn avulla. Jos haluat katsoa esittelyn isompana, klikkaa oikeasta yläkulmasta.
Raportointiosio on Pipedrivessa sellainen, jossa lisenssitasojen erot näkyvät. Professional-lisenssillä ja siitä ylöspäin saat enemmän toimintoja, kun taas alemmat Essential- ja Advanced-tasoilla käytössä on vain perusjutut.
Korkeamman lisenssitason etuja raportoinnissa ovat mm.
- dashboardien suurempi määrä (alemmilla tasoilla vain yksi dashboard per käyttäjä, korkeammilla rajoittamaton)
- itse raporttien määrän nousu (Advanced 30 raporttia per käyttäjä, Professional 150)
- mahdollisuus käyttää raporteissa myös itse luotuja tietokenttiä
- tiimikohtaiset tavoitteet (Advanced-tasolla tavoitteet vain yksilöille tai koko yritykselle)
Erityisesti tuo omien mukautettujen kenttien käyttö raporteissa tuo niihin aivan uuden ulottuvuuden ja näkymän juuri teidän bisnekseen. Jos kaipaat lisää tietoa eri lisenssitasoista ja niiden sopivuudesta teille, me mielellämme esittelemme eri tasojen eroja ja autamme valitsemaan teille sopivan.
Raporttityypit: kaupat, aktiviteetit, kontaktit
Raportteja voit tehdä monenlaisia, mutta tyypillisesti eniten käytetään kauppa- ja aktiviteettiraportteja.
Kaupparaporteilla voit tutkia myyntisi suoriutumista monipuolisesti:
- Paljonko määrällisesti yleensäkin tehdään (sekä hävitään!) kauppaa
- Mikä on myyntisyklin pituus
- Kauppojen konversioprosentti kokonaisuudessaan ja per putken vaihe
- Eri tuotteiden myynnin menestyminen
Näitä raportteja keräämällä dashboardille saat todella kattavan kuvan myyntiprosessisi toimimisesta ja tiimin suoriutumisesta.
Aktiviteettiraporteilla taas saat selville paljonko tiimisi luo uusia aktiviteetteja ja toisaalta merkitsee niitä tehdyksi. Tämä on erityisen hyödyllistä silloin, kun olette määrittäneet omia aktiviteettityyppejä. Hyvä esimerkki on aktiviteettityyppi “Ensimmäinen tapaaminen”, jolla saadaan selville paljonko tapaatte täysin uusia asiakkaita ihan ensimmäistä kertaa. Tai vaikkapa “Asiakkuudenhoito”, jolla varmistatte, että tärkeimpien asiakkaiden kanssa käydään säännöllisesti customer success -henkinen keskustelu yhteistyön sujuvuudesta.
Kontaktiraportit tuovat taas hyvää näkymää asiakaskuntaasi. Voit helposti tarkastella esimerkiksi nykyisten asiakkaiden määrää esim. toimialoittain, tänä vuonna tulleiden uusien asiakkaiden tai liidien määrää, tietyllä tunnisteella merkittyjä organisaatioita tai henkilöitä omistajittain jne. Silmäys asiakkaisiisi ja heidän kehitykseensä on mukava lisä dashboardillesi.
Tutustu tästä yksittäisen raportin sisältöön ja muokkaamiseen (ikkunan saat suurennettua oikeasta yläkulmasta):
Tavoitteet
Voit luoda myös itsellesi, tiimillesi ja koko yrityksen tasolla tavoitteita, joiden edistymistä on helppo seurata raporttinäkymistä. Tavoitteita voi tehdä monenlaisia: kauppoihin liittyviä selkeitä euromääräisiä tavoitteita, mutta myös aktiviteetteihin liittyviä.
Jos olette luoneet itsellenne omia aktiviteettityyppejä, niihin on helppo sitoa tavoitteita. Esimerkiksi: kullekin myyjälle tavoitteena 10 täysin uuden asiakkaan ensitapaamista kuukaudessa, tai koko tiimille tavoite lähettää 50 tarjousta kvartaalissa. Näiden perusteella luodaan palkkeja, joiden täyttymistä voit raportilla seurata.
Tavoitteet voivat olla viikko-, kuukausi-, kvartaali- tai vuositasolle määriteltyjä, mutta jokaiselle jaksolle ei tarvitse olla samaa tavoitetta. Jos teillä on myyntitavoitteet, ne voivat olla kesäkuussa vähän korkeammat ja heinäkuussa vastaavasti matalammat kuin muulloin.
Tavoitteita on helppo luoda, joten kannattaa ehdottomasti kokeilla! Näitä voi jokainen luoda ihan itselleen, vaikka yrityksen puolelta ei olisikaan “virallista” tavoitetta määritetty. Jos toteat, että sinun pitäisi tsempata uusien liidien hankkimisessa, voit luoda itsellesi tavoitteen, että luot tietyn määrän uusia kauppoja putkelle vaikka viikossa. Tavoitteen mittaaminen kannustaa sinua ohjaamaan työskentelyäsi siihen, minkä koet prioriteetiksi.
Data hyötykäyttöön!
Myynnistäsi kertyvä tieto on aivan liian arvokasta jätettäväksi järjestelmän syövereihin pölyttymööb. Raportointiosioon on jo järjestelmän puolesta luotu sinulle valmis dashboard josta lähteä liikkeelle, tutki sitä ja lähde muokkaamaan teille sopivaksi. Joka kerta kun myynnistäsi joku kirjaa tietoja Pipedriveen, siitä kertyy sinulle arvokasta tietoa asiakkaistasi.
Jos tuntuu osaaminen tai ideat loppuvan kesken, Zimpleltä saa tietenkin apua. Me voimme joko opastaa sinua tai jopa rakentaa puolestasi sinulle raporttinäkymän, jota seuraamalla pysyt kärryillä myyntisi suunnasta.
Voit tutustua valmiisiin koulutuspaketteihimme tai ottaa muuten sinulla sopivalla tavalla yhteyttä, niin jeesataan!
