Asiakastarina
Pankaboard kokosi pirstaloituneen tiedon Pipedrivella
Pankaboard on perinteikäs teollisuusyritys, joka on valmistanut jo vuodesta 1912 lähtien korkealaatuisia erikoiskartonkeja moniin tarkoituksiin. Pankaboard toimittaa tuotteitaan ympäri maailmaa, ja oma myyntiorganisaatio levittyy useimmille mantereille. Lisäksi osan myynnistä maailmalla hoitaa agentit.
Asiakastietoa on Pankaboardilla kerätty ja hallittu monin tavoin, mutta kuten monella pitkäikäisellä yrityksellä, ongelmana oli tiedon pirstaloituminen. Dataa kerääntyi useampaan järjestelmään, jokaiseen hieman eri tavalla syötettynä. Tuloksena oli, että asiakasrekistereitä löytyi useampia, ja niissä olevia tietoja oli työlästä yhdistää.
Pankaboardilla päädyttiin hankkimaan CRM-järjestelmä, joka auttaisi myyjiä ja myynnin johtoa työssään keräämällä kaiken asiakkaista kerääntyvän tiedon yhteen keskitettyyn paikkaan. Siten myös tulosten raportointi ja tulevaisuuden ennustaminen on helpompaa tai ylipäätään mahdollista, ja tietoja voidaan hyödyntää myös markkinoinnin kaltaisissa toimissa.
CRM ei voi olla saari – tiedon täytyy liikkua saumattomasti
Keskusteluiden jälkeen Pankaboard päätyi hankkimaan Pipedriven Zimplen avustuksella. Pankaboard ei kuitenkaan halunnut pelkkää yksinäistä CRM:ää, vaan yhdistää siihen myös muita liiketoiminnan prosesseja ja tietoa. Projektissa päätettiin siis tehdä Pipedriven käyttöönoton lisäksi myös integraatio tuotannon järjestelmään tuomaan tuotantolinjojen tiedot asiakkaittain suoraan Pipedriveen. Näin myyjä näkee lähes reaaliajassa, paljonko hänen asiakkailleen on laskutettua tuotantoa konelinjoittain. Lisäksi päätettiin helpottaa myyntiprosessiin kuuluvaa koemateriaalien lähetysprosessia. Myyjä tekee yleisimpien testaus- ja näytemateriaalin lähettämisestä pyynnön ulkoistetun toimijan operoimaan mallivarastoon, jossa näytteet pakataan ja lähetetään asiakkaalle myyjän pyynnön mukaan. Näin tärkeä tuotetestaus ja -hyväksyntä saatiin osaksi myyntiprosessia suoraan Pipedrivesta automaatioilla.
Vauhdikas käyttöönotto koko globaalille tiimille kerralla
Projektin aikataulu oli kunnianhimoinen: Pipedrive haluttiin saada myyjille käyttöön viidessä viikossa. Käyttäjiä oli koulutettavana n. 40 ympäri maailman, ja ennen sitä piti rakentaa integraatiot ja koemateriaalien lähetysprosessi. Kiirettä siis piti, mutta aikataulussa pysyttiin: käyttäjät oli koulutettu ja Pipedrive käytössä kaikilla kuudennen viikon alussa. Kaikki yli 40 käyttäjää onnistuttiin kouluttamaan yhden viikon aikana, joten CRM:n käyttöönotto pystyttiin tekemään koko organisaatiossa kerralla, ilman vaiheistusta.
”Jokaista integraatiota ja uutta prosessia päästään kunnolla testaamaan vasta sitten, kun käyttäjät alkavat niitä erilaisiin tehtäviin käyttää, joten varsinkin heti käyttöönoton jälkeiset viikot olivat kiireisiä molemmissa päissä. Väistämättä eteen tulee asioita, joita ei ole huomattu ajatella, ja niitä pitää pystyä ratkomaan nopeasti. Hyvällä yhteistyöllä saimme kuitenkin rypyt tasoitettua ja tarpeelliset muutokset tehtyä sutjakkaasti”, toteaa projektipäällikkö Henriikka Front Zimpleltä.
Pipedrive taipuu moneen tarkoitukseen
Itse Pipedrive-ympäristön määritys sujui tehokkaasti projektin ohjausryhmältä. Ohjausryhmä kokoontui viikoittain, ja lisäksi pidettiin tarpeen mukaan työpajoja ja palavereja. Määritettävää oli projektin laajuudesta johtuen paljon, mutta reippaalla työtahdilla aikataulussa pysyttiin.
”Alkuun pelotti, tuleeko tästä mitään, mutta kaikki on saatu mitä tähän kokonaisuuteen on haluttukin”, toteaa Pankaboardin kehityspäällikkö Jere Takala. ”Nyt meillä on paljon parempi kokonaisnäkymä kaikista myynnin projekteista, eikä tiedot ole enää monissa eri paikoissa vaan kootusti Pipedrivessa. Opettelemme koko ajan lisää raportointityökalujen käyttöä, mutta nyt jo katsomme palavereissa raportit suoraan Pipedrivesta emmekä erillisistä Excel-tiedostoista.”
Kokonaisuudessaan Pipedriven käyttö on lähtenyt hyvin käyntiin Pankaboardilla, ja järjestelmälle on jo keksitty myynnin lisäksi muutakin soveltavaa käyttöä. ”Lähdimme tuottamaan myös myynnille tukimateriaalia omasta tuki-pipelinesta, ja uusi ”dokumenttikirjasto” onkin saanut käyttäjiltä kiitosta visuaalisuudesta ja helppokäyttöisyydestä. Eihän Pipedrivea ole tämmöiseen edes tarkoitettu, mutta keksimme käytämme tähänkin”, Jere Takala nauraa.
Zimplen toimittama kokonaisuus on Takalan mielestä toimiva. ”Vaikka Zimple ei tiennyt meidän toimialastamme lähtökohtaisesti paljoakaan, he osasivat hyvin ehdottaa oikeita ratkaisuja ongelmiimme. Kun saamme viimeiset viimeistelyt hiottua, niin tämä on tosi hyvä ja toimiva kokonaisuus”, Jere Takala toteaa.
