Asiakastarina
Vizlibin tilausten uusimisprosessin kehittäminen
Nykypäivän nopeatempoisessa liike-elämässä organisaatiot etsivät jatkuvasti tapoja tehostaa toimintaansa, virtaviivaistaa prosessejaan ja maksimoida tuottavuuttaan. Data-analytiikkaratkaisuja QlikSense-alustan päälle tarjoava ohjelmistoyritys Vizlib kohtasi merkittävän haasteen asiakkaiden tilausten uusimisten hallinnassa. Manuaalinen työ, joka liittyi jatkotilauksien käsittelyyn, tarjousten luomiseen ja saumattoman asiakaskokemuksen varmistamiseen, oli aikaa vievää ja virheille altista. Vizlib teki yhteistyötä Zimplen kanssa selättääkseen nämä haasteet ja mullistaakseen jatkotilausprosessinsa.
Haaste asiakkaiden jatkotilausten käsittelyssä
Vizlibin keskeinen haaste liittyi asiakkaiden jatkotilausten tehokkaaseen hallintaan. Vuoden mittaisten tilausten kanssa ajantasainen ja tarkka uusiminen on yrityksen jatkuvan tulovirran kannalta keskeistä. Käytössä oleva CRM-järjestelmä, Pipedrive, ei kuitenkaan ollut soveltuva käsittelemään kyseistä prosessia.
”Minusta tuntui, että Pipedrive ei soveltunut erityisen hyvin uusittavien tulovirtojen käsittelemiseen. Se tuntui soveltuvan enemmän ikään kuin kertamaksuiseen lisenssimalliin,” kertoo Julie Pickrell, Head of Customer Success Vizlibilla.
Vizlibin tiimi joutui tekemään paljon manuaalista työtä, johon kuului tilauksien uusimispäivien tunnistaminen, tarjousten luominen, asiakassopimusten hankkiminen, lisenssien muuttaminen ja hintojen korottaminen. Automaation puuttuminen teki prosessista työlään ja virhealttiin.
Automaatio ja CRM-asiantuntemus Zimpleltä
Manuaalisen työn vähentämiseksi Vizlib halusi luoda saumattoman sisäisen prosessin uusintatilausten hallintaan. Uuden järjestelmän perustaminen ja sen sujuva toiminta vaativat kuitenkin lisää asiantuntemusta ja automaatioosaamista. Tässä kohtaa Zimple tuli mukaan.
Zimple hyödynsi tietämystään ja kokemustaan kehittääkseen tarvittavat automaatioratkaisut. Pipedriveen luotiin jatkotilauksille erillinen myyntiputki, jota hallinnoi Customer Success tiimi. Zimple koosti yhteen yksittäiset kaupat ja tuotteet, tarjoten Vizlibille kattavan katsauksen kunkin asiakkaan jatkotilauksista, mukaan lukien tiedot tuotteiden lukumääristä ja niiden hinnoista. Näiden tietojen ollessa helposti saatavilla tarkkojen tarjousten luominen ja jatkotilausten käsittely selkeytyi. Jokaisen asiakkaan tuotteiden hintojen yksilöllinen laskeminen ja yhteenlaskenta poistui, mikä säästää merkittävästi aikaa ja vähentää virheiden riskiä.
Tehokkuuden ja tuottavuuden lisääntyminen
Yhteistyö Zimplen kanssa tuotti parannuksia Vizlibille, etenkin tehokkuuden ja tuottavuuden lisääntymisen osalta. Jatkotilausprosessin automatisointi ja manuaalisen työn poistaminen säästää Vizlibin Customer Success ja Sales Operations tiimiltä arvokasta aikaa. Jokainen tiimin jäsen saa nyt takaisin noin puoli päivää viikossa, mikä voidaan ohjata enemmän arvoa tuottaviin työtehtäviin, kuten asiakkaiden käyttöönoton tukemiseen ja kasvumahdollisuuksien tutkimiseen. Tilausten uusimisprosessi itsessään tuli nopeammaksi ja vähemmän virheille alttiiksi, mikä johti sujuvampiin toimintoihin ja parempaan asiakaskokemukseen.
Vizlibin Customer Success tiimin jäsenet raportoivat parantuneesta asiakassitoutumisesta ja korkeammasta työtyytyväisyydestä, koska he voivat nyt panostaa enemmän arvoa tuottaviin toimintoihin ja asiakassuhteiden rakentamiseen. Lisäksi taloustiimi huomasi, että laskutus nopeutui ja parani sekä virheiden määrä väheni, mikä edistää kokonaisvaltaista toiminnallista tehokkuutta.
”Lähetämme tarjouksia paljon aikaisemmin kuin ennen. Tavoitteemme on aloittaa tilausten uusimisprosessi kolme kuukautta aiemmin, jotta asiakkaille jää runsaasti aikaa saada kaikki hyväksynnät. Tämä tarkoittaa sitä, että saamme ostotilauksemme aikaisemmin, voimme aloittaa laskutuksen aikaisemmin ja tulot tulevat paljon aikaisemmin”, Julie selittää.
Vizlibin edustajat kokevat, että Zimple toimi erittäin ammattimaisesti ja asiantuntevasti koko toteutusprosessin ajan. Zimplen tiimi omaksui nopeasti käsiteltävänä olevan liiketoimintaongelman ja tarjosi harkittuja ratkaisuja. Tehokkaat kommunikaatiokanavat varmistivat nopeat vastaukset ja säännölliset edistyspäivitykset. Vaikka pieniä viivästyksiä esiintyi, Zimplen avoimuus ja aktiivinen lähestymistapa takasivat sujuvan toteutusprosessin, joka kesti noin seitsemisen viikkoa. Positiivisen kokemuksensa perusteella Vizlib suosittelee Zimplea lämpimästi luotettavaksi kumppaniksi organisaatioille, jotka etsivät ammattitaitoista ja tehokasta Pipedrive-kumppania.
”Pystyin aina luottamaan siihen, että he ymmärsivät nopeasti liiketoimintaongelman, jota yritimme ratkaista, ja että he tarjosivat huolella harkittuja ratkaisuja. Kommunikaatio oli hyvää”, Julie ylistää.