5 keinoa valjastaa CRM:stä oma henkilökohtainen assistenttisi

CRM-järjestelmät ovat aina olleet kehnosti brändättyjä. Jo terminä sana ”järjestelmä” on luotaantyöntävä suurimmalle osalle meistä. Ensimmäisenä mieleen saattaakin juolahtaa jokin hyvin massiivinen ja kryptinen kokonaisuus täynnä erinäisiä algoritmeja, joista sen kehittäjätkään eivät aina ole selvillä, miten ne toimivat ja mitä niillä alun perin haettiin takaa. Voisimmekin brändätä CRM-järjestelmät uudelleen: myyjän ja myyntijohdon henkilökohtainen assistentti. Koska sitähän nämä ”järjestelmät” parhaimmillaan ovat!

Seuraavassa 5 keinoa, miten saat valjastettua itsellesi erittäin tehokkaan (ja naurettavan edullisen) henkilökohtaisen assistentin.

1: Kerro assistentillesi tavoitteesi

Assistentin tehtävä on auttaa sinua keskittymään oleelliseen. Siksi sinun tulisi osata kertoa hänelle tavoitteesi, jotta hän onnistuisi tehtävässään parhaiten. On tärkeää asettaa tavoitteet rehellisesti ja suoraan. Tyypillisesti tällainen tavoite voi olla esimerkiksi tietyllä euromäärällä klousattua uutta kauppaa tietyn ajanjakson sisällä.

Hyvä assistentti tietenkin kysyy sinulta, miten olet aikaisemmin saanut tämän euromäärän diilejä klousattua? Tässä vaiheessa olisikin hyvä avata assistentillesi hieman tarkemmin myynnin pelikirjaasi ja kertoa, miten myynnin matematiikka teidän tapauksessanne toimii. Esimerkiksi:

· 15k€ uutta kauppaa yhdessä kuukaudessa saavutetaan teillä keskimäärin 3:llä n. 5k€ arvoisella uudella sopimuksella.

· 1 sopimuksen aikaansaamiseksi tarvitaan n. 2 tarjousta 1 tarjouksen aikaansaamiseksi on tavattava 3 prospektia.

· 1 tapaamisen aikaansaamiseksi on taas saatava 5 vastattua puhelua eri prospekteilta ja

· 1 vastatun puhelun aikaansaaminen vaatii keskimäärin 5 soitettua kylmäpuhelua.

Noheva assistentti tekeekin tässä nopean laskutoimituksen. Sinun tavoitteesi siis pitäisi kuukaudessa keskimäärin olla:

· Kuusi tarjousta

· 18 asiakastapaamista

· 90 vastattua puhelua (prospekteille)

· yhteensä 450 tehtyä puhelu

Assistenttisi kaiken kukkuraksi visualisoi nämä tavoitteesi komeaan taulukkoon Tiedot-osiossa ja merkkaa ylös aina kun pääset yhden askeleen lähemmäksi tavoitettasi.

2: Kerro assistentillesi, mitä se voi tehdä puolestasi

Avulias assistentti ymmärtää, että sinun on syytä keskittyä työssäsi eniten arvoa tuottaviin asioihin. Näin ollen hänen pitäisi tehdä kaikki mahdolliset asiat puolestasi, jotka hän vain suinkin kykenee. Perinteinen delegoinnin nyrkkisääntö on, että jos joku muu pystyy tekemään 70 % tehtävästä itsenäisesti, pitäisi sinun delegoida tehtävä hänelle.

Asiakkuuksien ja prospektien hallinnassa onkin kosolti tehtäviä, joita voit delegoida assistentillesi. CRM:n tapauksessa tämä tarkoittaa automatisointia. Assistenttisi voi puolestasi esimerkiksi:

· Lähettää automatisoitu sähköposti asiakkaalle palaverin jälkeen viimeisimmistä blogiteksteistänne (sähköpostiautomaatiot)

· Luoda sinulle automatisoituja tehtäviä tulevaisuuteen perustuen jo aiemmin tehtyihin tehtäviin (automatisoidut aktiviteetit)

· Hakea automaattisesti yrityksen perustiedot asiakaskortilla (Vainu-, YTJ- tai muu vastaava integraatio)

· Varata sinulle ja prospektille sopiva aika kalenterista seuraavaa tapaamista varten (kalenterin synkronointi ja jakaminen) tai

· Ihan vain tuottaa raporttia päivän/viikon/kuukauden aikaansaannoksistasi (raportointi)

3: Hyvä assistentti kertoo sinulle tämän hetken tilanteen ja osaa ennustaa tulevaa

Assistenttisi parhaita puolia on se, että se osaa silmänräpäyksessä kertoa sinulle mitä olet tehnyt ja miltä tulevaisuutesi (ennusteesi) näyttävät. Raportoinnissa nämä jaetaan perinteisesti lagging ja leading indikaattoreiksi.

Laggingilla katsotaan peräpeiliin. Sitä, mitä on jo tehty. Kuinka monta puhelua on soitettu, monessako tapaamisessa on käyty, miten paljon tarjouksia on lähetetty ja kuinka paljon on tehty kauppaa.

Leading-indikaattoreilla assistenttisi taas ennustaa puolestasi mikä on kaupallinen lopputulos tässä kuussa, jos saatat vain nykyiset diilisi maaliin, etkä luo yhtään uutta.

Pidetään mielessä, että assistentilla on hyvä matikkapää. Se osaakin hetkessä vetää yhteen, että jo clousatun 5k€ lisäksi tulet myymään n. 10k€ lisää, jos sinulla on 2 tarjousta vetämässä ja vielä 12 asiakastapaamista kalenterissa. Olettaen tietenkin, että ulkona olevien tarjousten sekä kaikilla vielä tavattavilla asiakkailla on mahdollista tehdä päätös kaupoista jäljellä olevan seurantakauden aikana.

4: Assistentti kertoo sinulle päivän tärkeimmät tehtävät

Assistenteilla on norsun muisti. Jos vain muistat kertoa assistentillesi, milloin ja keneen pitää olla yhteydessä, taikka milloin olet suunnitellut palavereja hän tuo sinulle joka päivä uunituoreen listauksen sen päivän tehtävistä. Tämä tuokin myyjälle suuren helpotuksen, kun ei itse tarvitse aina päivän alkajaiseksi muistella mitä tehtäviä pitäisi hoitaa vaan voikin vain reagoida olemassa oleviin aktiviteetteihin.

Assistenttisi osaa myös huomauttaa (edelleen norsun muisti), mikäli et ole aikatauluttanut uusia tehtäviä taikka tehtäväsi ovat myöhässä jonkin prospektin kohdalla. Tällöin yleensä assistentti väläyttääkin pimeämpää puolta vilkuttamalla punaista erinäköisissä paikoissa, joten on syytä hoitaa unholaan jääneet tehtävät pikaisesti pois alta.

5: Aikaansaannostesi hehkutus hoituu assistenttisi puolesta

Kun vihdoin saat tarjouksen lähetettyä taikka kovan työn tuloksena kaupan maaliin, niin voit aina luottaa assistenttiisi, että hän varmasti muistaa hehkuttaa siitä koko organisaatiolle puolestasi. Tämä hoituu assistentiltasi yleensä siten, että hän laittaa yrityksenne käyttämään pikaviestipalveluun (Slack, Teams, Google Chat tms.) tiedon koko organisaatiolle tapahtuman kohteesta ja arvosta.

Lopuksi…

Jos sinusta tuntuu, ettei nykyinen CRM-järjestelmäsi toimi kuten aiemmin kuvailtu superassistentti, on aina hyvä palata alkuun miettimään nykyisiä prosesseja, käytäntöjä ja tavoitteita. Mitä odotat assistentiltasi? Osaatko valjastaa hänet hommiinsa oikein? Parhaimmatkin assistentit tarvitsevat perehdytyksen tehtävään, niin myös CRM-järjestelmä.

Muista myös, että paniikille ei ole tarvetta. Mikäli et pääse puusta pidemmälle tai kaipaat ammattilaisen tukea CRM-järjestelmäsi tehostamiseen, autamme mielellämme. ”Säästin ja tein itse” harvoin toimii tässäkään tapauksessa, joten ammattilaisen avulla varmistat sujuvan ja tehokkaan työnteon. Voit ottaa meihin yhteyttä ihan vain keskustelun merkeissä tai miettiessäsi suurempaakin CRM-remonttia.