Pienyritykset epäonnistuvat CRM-järjestelmän valinnassa useimmiten siksi, että järjestelmä valitaan väärin perustein: liian monimutkaisena, liian halvalla tai ilman selkeää suunnitelmaa siitä, miten se otetaan käyttöön. Suurin yksittäinen syy on se, että hankintapäätös tehdään teknologian ehdoilla eikä myyntitiimin todellisten tarpeiden pohjalta. Haluatko nähdä käytännössä, miltä toimiva CRM näyttää? Kokeile Pipedrivea ilmaiseksi ja arvioi itse, sopiiko se teidän myyntiprosessiinne. Alla käymme läpi yleisimmät sudenkuopat ja sen, miten ne voi välttää.
Mitkä ovat yleisimmät virheet CRM-järjestelmän valinnassa?
Yleisimmät virheet CRM-järjestelmän valinnassa pienyrityksessä ovat liiallinen ominaisuuksien arvostaminen, hinnan asettaminen ainoaksi valintakriteeriksi sekä käyttäjien jättäminen päätöksenteon ulkopuolelle. Nämä virheet johtavat tilanteeseen, jossa järjestelmä ei vastaa arjen myyntityön tarpeita ja jää lopulta käyttämättä.
Erityisen yleistä on se, että yritys valitsee CRM-ohjelmiston vertailemalla ominaisuuslistoja sen sijaan, että arvioisi, miten järjestelmä sopii olemassa olevaan myyntiprosessiin. Myyntitiimi saatetaan sivuuttaa päätöksessä kokonaan, vaikka juuri myyjät ovat niitä, joiden pitää käyttää järjestelmää päivittäin. Toinen toistuva virhe on aliarvioida käyttöönottoon tarvittava aika ja tuki: CRM ei muutu hyödylliseksi itsestään, vaan se vaatii kunnollisen perehdytyksen ja selkeät toimintamallit.
Kolmas sudenkuoppa on valita järjestelmä, joka on jo lähtökohtaisesti suunniteltu paljon suuremmille organisaatioille. Tällöin pienyritys maksaa ominaisuuksista, joita se ei koskaan tule tarvitsemaan, ja myyjät kohtaavat turhauttavan monimutkaisen käyttöliittymän heti alusta alkaen.
Miksi CRM-järjestelmä jää käyttämättä pienyrityksessä?
CRM-järjestelmä jää käyttämättä pienyrityksessä yleensä siksi, että sen käyttö tuntuu myyjistä ylimääräiseltä hallinnolliselta taakalta eikä todelliselta myynnin apuvälineeltä. Jos järjestelmä ei sovi luontevasti myyntitiimin työnkulkuihin, se hylätään nopeasti vanhojen Excel-taulukoiden tai sähköpostiketjujen hyväksi.
Käyttämättömyyden taustalla on usein muutama konkreettinen tekijä. Järjestelmää ei ole räätälöity vastaamaan yrityksen myyntiprosessia, jolloin myyjät eivät näe siinä henkilökohtaista hyötyä. Lisäksi johdon sitoutuminen voi olla puutteellista: jos esimies ei itse käytä CRM:ää tai edellytä sen käyttöä, myyntitiimin motivaatio laskee nopeasti.
Käyttöönottokoulutuksen puute on myös merkittävä tekijä. Pelkkä lisenssin hankinta ei riitä. Myyntitiimi tarvitsee selkeän perehdytyksen siihen, miksi järjestelmää käytetään ja miten se helpottaa juuri heidän päivittäistä työtään. Ilman tätä CRM jää irralliseksi työkaluksi muiden joukossa.
Miten pienyritys voi arvioida CRM-tarpeitaan ennen ostopäätöstä?
Pienyritys voi arvioida CRM-tarpeitaan ennen ostopäätöstä kartoittamalla ensin nykyisen myyntiprosessinsa vaiheet, kipupisteet ja sen, mihin tieto tällä hetkellä katoaa. Kun ongelmat on nimetty selkeästi, on paljon helpompi arvioida, millainen järjestelmä niihin oikeasti vastaa.
Käytännössä arviointi kannattaa aloittaa muutamalla kysymyksellä:
- Missä vaiheessa kaupat tyypillisesti pysähtyvät tai katoavat seurannasta?
- Kuinka paljon myyntitiimin ajasta kuluu manuaaliseen kirjaamiseen tai tiedon etsimiseen?
- Mitä järjestelmiä CRM:n pitäisi täydentää tai korvata?
- Kuinka teknisesti taitavia järjestelmän tulevat käyttäjät ovat?
Vastaukset näihin kysymyksiin ohjaavat valintaa konkreettisesti. Jos myyntitiimillä on neljä tai enemmän myyjiä ja kauppojen seuranta on hajanaista, CRM-järjestelmä on todennäköisesti jo välttämätön. Kannattaa myös hyödyntää ilmaisia kokeilujaksoja ennen sitoutumista.
Mitä eroa on kevyen ja raskaan CRM-järjestelmän välillä?
Kevyt CRM-järjestelmä on suunniteltu helppokäyttöisyys edellä: se tarjoaa olennaisimmat toiminnot, kuten kontaktihallinnan, myyntiputken ja tehtävät, ilman raskasta konfigurointia. Raskas CRM puolestaan on laaja alusta, joka kattaa myynnin lisäksi esimerkiksi markkinoinnin automaation, asiakaspalvelun ja monimutkaisen raportoinnin, mutta vaatii huomattavasti enemmän käyttöönottoresursseja.
Kevyen CRM:n vahvuudet pienyritykselle
Kevyt CRM sopii erityisesti pienyritykselle, jossa myyntitiimi haluaa päästä liikkeelle nopeasti ilman pitkää implementointiprojektia. Käyttöönotto onnistuu usein päivissä, ja myyjät omaksuvat järjestelmän nopeasti, koska se ei kuormita heitä tarpeettomalla monimutkaisuudella. Pipedrive on hyvä esimerkki järjestelmästä, joka on rakennettu myyjille myyjien näkökulmasta.
Milloin raskas CRM on perusteltu?
Raskas CRM alkaa olla perusteltu siinä vaiheessa, kun yrityksellä on laajat integraatiotarpeet, useita eri tiimejä samassa järjestelmässä tai tarve hallita koko asiakaselinkaarta yhdessä paikassa. Pienyritykselle tämä tarkoittaa usein ylimääräistä monimutkaisuutta ja kustannuksia ilman vastaavaa hyötyä.
Milloin pienyrityksen kannattaa ottaa CRM-järjestelmä käyttöön?
Pienyrityksen kannattaa ottaa CRM-järjestelmä käyttöön viimeistään silloin, kun myyntitiimissä on useampi myyjä ja asiakastiedon hallinta alkaa olla hajanaista tai virhealtista. Käytännössä tämä tarkoittaa usein tilannetta, jossa tiimissä on neljä tai enemmän aktiivista myyjää ja kauppojen seuranta perustuu vielä Excel-taulukoihin tai muistiin.
Selkeitä merkkejä siitä, että CRM on jo ajankohtainen:
- Asiakastietoja löytyy useasta eri paikasta eikä kukaan tiedä, mikä on ajantasaisin versio
- Myyntiputken tilannetta on vaikea hahmottaa ilman erikseen koottavia raportteja
- Uusi myyjä ei pääse helposti kiinni olemassa oleviin asiakkuuksiin tai käynnissä oleviin kauppoihin
- Seurantaviestit jäävät lähettämättä, koska kukaan ei muista, missä vaiheessa mikäkin kauppa on
Varhainen käyttöönotto on aina parempi kuin myöhäinen: mitä kauemmin tiimi toimii ilman yhteistä järjestelmää, sitä enemmän hiljaista tietoa menetetään ja sitä vaikeampaa muutos on myöhemmin.
Miten CRM-käyttöönotto kannattaa tehdä, jotta se onnistuu?
CRM-käyttöönotto onnistuu parhaiten silloin, kun se tehdään vaiheistettuna, myyntitiimi otetaan mukaan alusta alkaen ja järjestelmä konfiguroidaan vastaamaan yrityksen todellista myyntiprosessia ennen kuin kukaan alkaa kirjata tietoja. Tekninen käyttöönotto on vasta toinen askel: ensimmäinen on yhteinen ymmärrys siitä, miksi järjestelmä otetaan käyttöön.
Onnistuneen käyttöönoton avaintekijät ovat:
- Selkeä omistajuus: Nimeä yksi henkilö, joka vastaa käyttöönotosta ja toimii sisäisenä tukihenkilönä myyntitiimille.
- Prosessin määrittely ensin: Kuvaa myyntiprosessin vaiheet selkeästi ennen kuin järjestelmää aletaan rakentaa niiden ympärille.
- Koulutus käytännön kautta: Pelkkä esittelytilaisuus ei riitä. Myyjät tarvitsevat harjoitusta oikeilla asiakastiedoilla ja oikeissa tilanteissa.
- Johdon esimerkki: Kun johto käyttää CRM:ää aktiivisesti ja edellyttää sen käyttöä myyntipalavereissa, tiimi seuraa perässä.
- Asiantuntijatuki: Erityisesti ensimmäisten viikkojen aikana ulkopuolinen tuki auttaa välttämään yleisimmät sudenkuopat ja nopeuttaa oppimiskäyrää.
Me Zimplellä olemme auttaneet satoja pk-yrityksiä onnistumaan juuri tässä vaiheessa: käyttöönotto tehdään kunnolla alusta alkaen niin, että myyntitiimi todella hyötyy järjestelmästä heti. Haluatko selvittää, miten voisimme tukea teidän tilannettanne? Ota meihin yhteyttä — kerrotaan tarpeistanne ja katsotaan yhdessä, millainen ratkaisu sopii teille parhaiten.
