Pipedrive Novan tietoturva ja käyttäjähallinta – mitä pääkäyttäjän pitää tietää?

Data ja tekoäly: Miten tietoa käsitellään?

Yksi yleisimmistä huolista liittyy liikesalaisuuksien ja henkilötietojen vuotamiseen tekoälymalleille. Novan kohdalla ehdoton perussääntö on:

• Ei mallien koulutusta: Pipedrive sekä sen käyttämät kolmannen osapuolen tekoälytoimittajat eivät käytä asiakkaidesi dataa tekoälymallien kouluttamiseen tai kehittämiseen. Sopimukset kieltävät tämän tiukasti.
• Tietojen säilytys: Transkriptiopalveluntarjoajat poistavat kokouslitteraatit heti käsittelyn jälkeen. Tiedot tallentuvat vain yrityksesi Pipedrive-ympäristöön Pipedriven normaalien datansäilytysehtojen (DPA) mukaisesti.
• Palvelinsijainnit ja isolaatio: Tiedot käsitellään Pipedriven turvallisissa konesaleissa (esim. EU-asiakkaiden data käsitellään Frankfurtissa/Dublinissa). Eri asiakkaiden data on täysin eristetty toisistaan (tenant isolation).

Osallistujien suostumus ja tallennusilmoitukset (Consent management)

Puheluiden tallentamista ja litterointia koskevat lait (kuten GDPR EU:ssa ja eri osavaltiolait Yhdysvalloissa) edellyttävät usein osallistujien suostumusta. Pipedrive Nova sisältää valmiit työkalut suostumuksen hallintaan.

Pääkäyttäjä tai käyttäjä voi valita kohdasta Settings/Asetukset > Participant notice/Ilmoitus osallistujille kolmesta eri toimintatavasta:

1. No automatic alerts (Ei automaattisia ilmoituksia): Suostumus kysytään ja hoidetaan Novan ulkopuolella. Botti laittaa kuitenkin kokouksen chattiin automaattisen ilmoituksen liittyessään, että puhelua litteroidaan.
2. Alert with an opt-out (Ilmoitus jossa on kieltäytymismahdollisuus): Nova lähettää kokouksen osallistujille automaattisesti sähköpostin (esim. 24h ennen kokousta), jossa kerrotaan litteroinnista ja tarjotaan linkki kieltäytymiseen.
3. Require consent (Vaadi suostumus): Osallistujille lähetetään sähköpostitse tai jakolinkillä pyyntö, jossa heidän tulee erikseen hyväksyä tai hylätä tallennus ennen kokousta.

Muista: Vaikka Nova tarjoaa tekniset työkalut, kokouksen järjestäjä ja yritys ovat aina viime kädessä vastuussa siitä, että paikallista lainsäädäntöä ja osallistujien toiveita noudatetaan. Jos osallistuja pyytää lopettamaan tallennuksen, AI Notetaker -botti voidaan poistaa kokouksesta kesken puhelun tai Companion-sovelluksen tallennus voidaan pysäyttää napista.

Käyttäjäoikeuksien ja pääsyn hallinta

Pääkäyttäjänä sinulla on täysi kontrolli siitä, kuka tiimistä pääsee käyttämään Novaa:

• Käyttöoikeuksien jakaminen ja poistaminen: Voit kytkeä Novan päälle tai pois yksittäisiltä käyttäjiltä kohdasta Company Settings/Yrityksen asetukset > Manage users/Käyttäjien hallinta > Users and access/Käyttäjät ja käyttöoikeudet.
• Kauppa-oikeudet edellytyksenä: Käyttäjällä tulee olla pääsy Pipedriven kauppoihin (Deals app), jotta Novaa voi käyttää.
• Ei erillisiä lisenssimaksuja: Nova sisältyy kaikkiin Pipedrive-lisensseihin, joten ei huolta ylimääräisistä tekoälyluotoista tai lisälaskutuksesta.
• Ohjeet käyttäjälle Novan käyttöönotosta löytyy tästä postauksesta.
• Novan käytön esittely käyttäjälle löytyy puolestaan tämän linkin takaa.

Yhteenveto pääkäyttäjälle

Pipedrive Nova on rakennettu yritystason tietoturvaperiaatteille. Se mahdollistaa tekoälyn hyödyntämisen myynnissä ilman, että yrityksenne tarvitsee tinkiä tietosuojasta, GDPR-compliance-vaatimuksista tai datan omistajuudesta.

Lisätietoja:

Pipedrive DPA

Pipedrive Trust Center

Pipedrive Subprocessors

Nova FAQ