Asiakastarinat
Great Place to Work Suomi sai Zimplen avulla Pipedriven tehokkaaseen käyttöön
Great Place to Work Suomella oli syksyllä 2020 edessään haaste: vanha CRM-järjestelmä ei enää palvellut organisaation ja tiimin toimintaa eikä tavoitteita parhaalla mahdollisella tavalla. Vanhana Pipedrive-käyttäjänä Great Place to Workin Head of Saas Sales Sini Raininko tiesi Pipedriven olevan toimiva ja näppärä CRM-järjestelmä, joten Pipedriven valinta uudeksi CRM-järjestelmäksi oli selvä. Edellisestä käyttökerrasta oli Sinillä kuitenkin jo ehtinyt kulua muutama vuosi aikaa.
Koska Pipedrive uudistuu jatkuvasti ja uusia ominaisuuksia tulee lisää nopeallakin tahdilla, on hyvä ottaa ammattilainen mukaan uuden CRM-järjestelmän käyttöönottoprojektiin. Silloin voidaan varmistua, että järjestelmästä saadaan kaikki hyöty irti jo ensimmäisestä käyttökerrasta alkaen.
”Oli hyvä ottaa tuki (Pipedriven) käyttöönottoon ja (projektipäällikkö) Henriikka on ollut ihan superauttavainen. Aina tarvittaessa saatu hyviä vinkkejä ja konkreettisia apuja omaan tekemiseen”, kertoo Sini. Järjestelmästä kuin järjestelmästä onkin haastavaa saada kaikkea hyötyä irti, jos joidenkin ominaisuuksien tai toimintojen ymmärtäminen ei ole ajan tasalla.
Zimplen avulla Great Place to Workin koko tiimi sai Pipedriven heti tehokkaaseen käyttöön, kun kuvio oli yhdessä saatu ammattilaisen kanssa selväksi. Suurimmiksi projektin hyödyiksi Sini nimesi Zimplen avulla toteutetun datan siirron edellisestä CRM-järjestelmästä sekä sparrailun myynnin prosesseissa, automaatioissa ja raportoinnissa.
Tietojen siirtäminen
Tietojen siirtäminen vanhasta CRM-järjestelmästä Pipedriveen sujui helposti Zimplen avulla. Sini kertoo Zimplen Henriikka Frontin olleen heidän vahvana tukenaan myös tiedonsiirtoon liittyvissä asioissa, eikä heidän tarvinnut missään vaiheessa jäädä asioiden kanssa yksin.
Vaikka Pipedrive on helppokäyttöinen CRM-järjestelmä ja sen omat ohjeet ovat hyvin kattavat, niin henkilökohtainen apu ja tuki koettiin kultaakin kalliimmaksi. On helpottava tietää, että tuki on aina lähellä ja nopeasti saatavilla.
Aktiivinen sparraaminen ja tuki
Projektiin lähdettiin asiakkaan tarpeet edellä, ja Great Place to Workilla tiimi olikin jo etukäteen tehnyt paljonkin ajatustyötä tarpeiden ja toiveiden suhteen.
Tarkka ja huolellisesti tehty pohjatyö on edellytys sille, että CRM-järjestelmä tukee organisaation päivittäisiä toimintoja, tavoitteita, toiveita ja että se pystyy kasvamaan organisaation mukana. Hyvin tehdyn pohjatyön ansiosta oli helppo lähteä Zimplen tiimin kanssa rakentamaan toimivaa kokonaisuutta.
”Työni kannalta on ollut suuri apu, että Henriikka ja Juho ovat olleet mukana. Aina on pystynyt kysymään apua ja välillä sparrailemaan. Välillä taas olemme saaneet vinkkiä, että näin kannattaisi tehdä tai oletteko miettineet tuota. Varmasti olisin yksinkin saanut (käyttöönoton tehtyä), mutta olisi muutama hius lähtenyt päästä siinä välissä”, Sini nauraa.
Avun ja neuvojen saaminen on säästänyt selkeästi aikaa ihan oikeaan, tuottavaan työhön järjestelmän hinkkaamisen sijaan.
Hyvin hyödylliseksi lopputuloksen kannalta Sini mainitsi myös aktiivisen haastamisen; Zimplen asiantuntijat haastoivat rohkeasti asiakkaan omia näkemyksiä tuoden siten arvokasta näkökulmaa projektiin.
Kun käyttöönottoprojektin toteuttaa Zimplen ammattilaisen kanssa, on sinulla käytössäsi tuki, joka tuntee juuri sen sinun oman ympäristön, automaatiot ja kommervenkit. Jonkinlaisia apujahan saa aina vaikka googlaamalla, mutta Googlesta tuskin löytyy vastauksia juuri niihin omiin rakennettuihin prosesseihin tai erikoisuuksiin, joita Great Place to Workin Pipedrivestakin löytyy.
Tuki on aina henkilökohtaista ja asiantuntijamme tuntee juuri sinun Pipedriven.
Automaatiot
Automaatioihin kiinnitettiin yhdessä huomiota jo ihan projektin alussa. Miten automaatioita kannattaa Pipedriveen rakentaa, jotta ne tukisivat tiimin päivittäistä toimintaa parhaiten? Isoja kokonaisuuksia ei kannata tehdä kerralla, vaan lähteä kokoamaan kokonaisuutta pienemmistä palasista. Tässä Zimpleltä saatu apu koettiin erittäin hyödylliseksi, koska mahdollisesti yksin tehden kokonaisuudesta olisi tullut kerralla liian iso ja monimutkainen.
Automaatioiden ansiosta asiakassuhteet kulkevat putkella joustavasti eteenpäin. Muistutuksien sekä helppojen ja pienien, mutta helposti roikkumaan jääneiden rutiinihommien automatisointi helpottaa Great Place to Workin tiimin päivittäistä työtä. Omiin tarkoituksiinsa rakennetut putket mahdollistavat sen, että koko tiimi pysyy kartalla siitä, missä vaiheessa mikäkin asiakkuus, tutkimus tai projekti menee.
Pipedrive kun toimii hyvin paitsi myynnin ja asiakkuuksien hallinnan työkaluna, niin myös kevyessä projektinhallinnassa.
Raportointi
GPTW:n tiimin arki koostuu paljon myös raportoinnista, joka aiemmin toteutettiin pitkälti käyttäen exceliä. Koska kaikkia tarvittavia raportteja ei saanut edellisestä CRM-järjestelmästä ainoa ajettua, niin Pipedriven monipuoliset raportointimahdollisuudet keräävät Siniltä suurta kiitosta.
Raporttien tekeminen ja jakaminen on Pipedrivella Sinin sanojen mukaan superhelppoa nopeuttaen raportointia ja tuoden sitä läpinäkyvämmäksi. Lyhyesti sanottuna: ” Helpottaa arkea.”
Erityisesti Pipedriven uusi, keväällä 2021 lanseerattu ominaisuus, joka mahdollistaa raporttipohjien jakamisen helposti linkkien kautta on helpottanut päivittäistä työtä. Raportointimahdollisuudet ovat monipuolisia ja ominaisuuksia on useita.
”Tärkeää on kuitenkin olla itse kartalla siitä, mitä kaikkea haluaa raportoida ja mitä tietoja haluaa raportista ulos.” Erilaisten tietokenttien logiikan ymmärtäminen on tässä asiassa avainasemassa.
Lopuksi
”Pipedriven avulla olemme pystyneet varmistamaan, että projektit menevät maaliin. Lisäksi olemme saaneet Zimpleltä sparriapua ja hetkittäin joku myös haastaa, että kannattaako tehdä noin vai olisiko sittenkin parempi tehdä näin.
Ammattilaisen näkemys on ollut arvokasta, varsinkin kun on CRM-projektista kyse, niin asiat menevät kerralla purkkiin eikä tarvitse itse tehdä ensin viittä kertaa. Henriikka on ollut todella avulias ja olemme saaneet nopeasti apua. Olemme myös tehneet paljon työtä yhdessä, joten olemme saaneet avun ja tuen koko prosessiin.”
Sini Raininko, Head of SaaS Sales, Great Place to Work Finland
