Automaatiot: Mitä ja miksi? Käytännön esimerkkejä!

Automatisoi myyntiprosessia

Tämä on ehkä se tavallisin tapa käyttää automaatioita ja kannattaa erityisesti silloin, kun teillä mitataan ja ehkä jopa palkitaankin jostain suoritusperusteisesta työstä (siis muustakin kuin kaupanteosta).

Esimerkiksi buukkaria saatetaan palkita buukatuista tai pidetyistä tapaamisista, asiakkuuspäälliköitä pidetyistä kuukausi- tai vuositapaamisista, myyjää lähetetyistä tarjouksista jne. Nämä tehdyt toimenpiteet, niille tavoitteiden asettaminen ja edistymisen seuraaminen onnistuvat kätevästi Pipedrivessa aktiviteettityypeillä – jos oikeaa aktiviteettityyppiä vain käytetään johdonmukaisesti. Tässä tulee avuksi automaatio.

Esimerkki:

• Myyjä tai buukkaaja varaa asiakkaan kanssa demotapaamisen.
• Kauppa siirretään vaiheeseen Demo varattu, jolloin automaatio luo oikeantyyppisen aktiviteetin.
• Ei tarvitse kuin määrittää aktiviteettiin sovittu päivä ja kellonaika.

Jatkoesimerkki:

1. Kun demotapaaminen on pidetty, on aika lähettää tarjous.
2. Myyjä merkitsee Demo-aktiviteetin tehdyksi, mikä laukaisee uuden automaation, joka siirtää kaupan Tarjous-vaiheeseen ja luo kaupalle aktiviteetin Lähetä tarjous.
3. Kun taas Lähetä tarjous -aktiviteetti merkitään tehdyksi, automaatio siirtää kaupan suoraan vaiheeseen Tarjous lähetetty.

Näin myyjä voi keskittyä aktiviteettien suorittamiseen ja asiakkaan palvelemiseen. Kauppa siirtyy automaattisesti oikeaan vaiheeseen, kun vain myyjä hoitaa aktiviteetteja ja merkitsee niitä tehdyksi. Myyjä siis vain tekee kalenteriinsa merkittyjä tehtäviä, ja Pipedriven putki pysyy ajan tasalla.

Ja kun aktiviteetit luodaan kaupalle automaattisesti, ne ovat aina varmasti oikeaa tyyppiä, jolloin saat myös kätevästi raportoitua montako demoa on viikossa pidetty ja montako tarjousta lähetetty. Myyjän ei tarvitse tehdä muuta kuin tehdä asiakkaan kanssa toimenpiteet, mihin prosessi ja järjestelmä ohjaa.

Ei turhaa CRM:n näpyttelyä vain admin-hommien takia.

Automatisoi asiakkuudenhallintaa

Useimmat ovat sitä mieltä, että olemassa oleviin asiakkaisiin on hyvä olla säännöllisesti yhteydessä. Lähes yhtä monilta se myös unohtuu työn tuoksinassa. Automaatioilla voidaan tätäkin helpottaa.

Esimerkki:

Päätämme, että jokaiseen A-korin asiakkaaseen pitää myyjän soittaa 6 kk:n välein.

• Myyjä voi toki aina luoda itse itselleen aktiviteetin, mutta silloin kyse on jälkeen manuaalisesta työstä, joka ihmisen pitää muistaa tehdä.
• Voimme määrittää automaation, joka katsoo kaikki kategorian A asiakkaat ja luo niille soittoaktiviteetin 6 kuukauden päähän.
• Kun tämä soitto merkitään tehdyksi, luodaan automaattisesti uusi soitto taas puolen vuoden päähän.

Näin muistutus asiakkuudenhoitopuhelusta tulee aina puolen vuoden välein myyjän kalenterissa vastaan, eikä enää tarvitse muistella, että kenelle sitä onkaan tullut soiteltua ja kenelle ei.

Automatisoi asiakastietojen päivitystä

Yhteystietolistassa on todennäköisesti iloisesti sekaisin niin nykyiset kuin menetetyt asiakkaat, prospektit, alihankkijat, kumppanit ja muut sidosryhmät.

Olisi kiva saada nättejä listoja esimerkiksi:

• Nykyisistä asiakkaista viestintää varten
• Menetetyistä asiakkaista jälkimarkkinointiin
• Prospekteista kutsujen lähettämistä varten.

Mutta millä nämä kaikki voi löytää?

Organisaatioille voi määrittää tunnisteita, joilla on helppo listata suoraan erityyppiset asiakkuudet. Jonkun pitää vain laittaa ne tunnisteet paikalleen. Yksi tapa on automatisoida homma.

• Kun organisaatiolle luodaan kauppa putken ensimmäiseen vaiheeseen, sille määritetään automaattisesti tunniste Prospekti.
• Kun kauppa lopulta voitetaan putkella, tunnisteeksi vaihdetaan automaattisesti Asiakas.
• Jos kauppa hävitään, voi automaatio lätkäistä tunnisteen Kauppaa ei tullut.
• Tunniste pysyy ajan tasalla luotettavasti ja poikkeustilanteissa sitä voi aina muuttaa käsin.

Myös minkä tahansa tietokentän tiedon muuttuminen voi laukaista automaation. Jos teillä tulee toisesta järjestelmästä integraation kautta tietoa Pipedriveen, tiedon muuttuminen voi aiheuttaa toimenpiteitä.

Esimerkiksi asiakastyytyväisyyskyselyn arvosana syötetään automaattisesti Pipedriveen.

• Jos arvosana laskee tietyn pisterajan alle, Pipedrive lähettää sähköpostilla hälytyksen myyjälle ja luo asiakkaalle kontktointiaktiviteetin.

Epätyytyväisistä asiakkaasta saadaan tieto heti lennosta ja tehtyä tarvittavat toimenpiteet suhteen korjaamiseksi.

Automatisoi sähköposteja

Tämä kohta vaatii aina huomautuksen: ole todella varovainen jos teet automaation, joka lähettää sähköpostin oman organisaatiosi ulkopuolelle! On varsin kiusallista, jos sähköposteja lähtee vahingossa väärään aikaan.

Mutta sähköpostiautomaatioita voi käyttää monella tavoin.

Jos haluat saada tiedon aina, kun teiltä lähtee tarjous tai voitetaan kauppa: määritä automaatio, joka lähettää sinulle heti sähköpostin tai Teams-viestin, kun kauppa siirtyy vaiheeseen Tarjous lähetetty tai merkitään voitetuksi.

Viestiin saadaan myös tietoa kaupasta, ettei sitä tarvitse erikseen kaivaa Pipedrivesta. Siinä voi suoraan lukea esim. myyjä, kaupan arvo ja antaa myös suora linkki Pipedriveen kyseiselle kaupalle.

Samoin jos teillä tulee liidejä vaikka nettisivujen yhteydenottolomakkeesta tai chatbotista ja haluatte, että niihin reagoidaan nopeasti, voidaan Pipedrive pistää lähettämään vaikka koko myyntitiiimille tai jollekin tietylle liidien koordinaattorille Teams-viesti heti, kun uusi yhteydenottopyyntö on saatu.

Näin kenenkään ei tarvitse skannailla Pipedrivea, vaan järjestelmä ilmoittaa kun on jotain uutta tehtävää. Samalla liidille voidaan jo määrittää ensimmäinen aktiviteetti (esim. yhteydenottopyyntöön vastattu), jonka kuittaaminen valmiiksi kertoo muillekin, että tämä on hoidossa.

Kokeile rohkeasti

Automaatioiden luominen on helppoa ja Pipedrivesta löytyy useita valmiita malleja, joilla pääsee hyvin liikkeelle. Mieti ensin jokin yksi toistuva tehtävä, joka jokaisen täytyy jokaisessa myyntikeississä tehdä, tai mieti millaisia asioita haluaisit vaikkapa raportoida luotettavammin omasta tai koko tiimin tekemisestä.

Ei kannata heti tykittää Pipedriveen kymmentä automaatioita jos homma ei ole tuttua. Todennäköisesti sieltä löytyy jokin yksittäinen juttu, joka säännöllisesti jää tekemättä, koska se pitää tehdä käsin.

Automaatioita voi myös ensin testata vain itsellään ja vasta testauksen jälkeen asettaa se koko porukalle toimivaksi.

Tässä esitetyt esimerkit ovat sieltä simppelimmästä päästä, mutta niillä pääsee hyvin alkuun. Automaatioilla voi toki tehdä monimutkaisiakin työnkulkuja ja käyttää niitä laajentamaan Pipedriven perustoimintoja, mutta sellaiset vaativat jo enemmän perehtymistä. Niissä toki me olemme hakoja, joten ota rohkeasti yhteyttä jos tulee villejä ideoita.

Muista myös kertoa teille määritetyistä automaatioista ja niiden käytöstä muillekin tiimissänne!