Pipedrive on tietoturvaltaan luotettava CRM-ratkaisu asiakastietojen säilyttämiseen. Järjestelmä hyödyntää alan standardien mukaisia suojausmekanismeja, kuten salausta siirrossa ja levossa, sekä täyttää EU:n GDPR-vaatimukset rekisterinpitäjän näkökulmasta. Kuten kaikissa pilvipohjaisissa järjestelmissä, lopullinen tietoturvataso riippuu myös siitä, miten yritys itse hallinnoi käyttöoikeuksia ja käyttäjien toimintaa. Tässä artikkelissa käymme läpi Pipedriven tietoturvan keskeisimmät osa-alueet kysymys kerrallaan.
Haluatko tutustua Pipedriveen käytännössä ennen sitoutumista? Voit kokeilla Pipedriveä ilmaiseksi ja arvioida itse, sopiiko se yrityksesi tarpeisiin.
Miten Pipedrive suojaa tallennettuja asiakastietoja?
Pipedrive suojaa asiakastietoja useilla kerroksittaisilla mekanismeilla: tiedot salataan sekä siirrossa (TLS-protokolla) että levossa (AES-256-salaus), palvelimet sijaitsevat sertifioiduissa konesaleissa, ja järjestelmä tukee kaksivaiheista tunnistautumista käyttäjätilien suojaamiseksi. Pääsynhallinta mahdollistaa roolikohtaisten oikeuksien määrittelyn niin, että kukin käyttäjä näkee vain tarvitsemansa tiedot.
Pipedriven infrastruktuuri nojaa Amazon Web Services -alustaan, joka tarjoaa korkean käytettävyyden ja fyysisen turvallisuuden datakeskustasolla. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että asiakastietosi eivät lepää yhdellä palvelimella yhdessä paikassa, vaan ne replikoidaan vikasietoisesti useampaan sijaintiin.
Lisäksi Pipedrive tarjoaa käyttäjille näkyvyyden kirjautumishistoriaan ja aktiivisiin istuntoihin. Epäilyttävä kirjautuminen voidaan havaita ja istunto sulkea välittömästi. Yritysten kannattaa ottaa nämä ominaisuudet aktiiviseen käyttöön eikä luottaa pelkästään oletusasetuksiin.
Onko Pipedrive GDPR-yhteensopiva?
Kyllä, Pipedrive on GDPR-yhteensopiva ja toimii EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti. Pipedrive tarjoaa tietojenkäsittelysopimuksen (Data Processing Agreement, DPA), joka on edellytys sille, että yritys voi käyttää Pipedriveä EU-kansalaisten henkilötietojen käsittelyyn lainmukaisesti. Tiedot voidaan tallentaa EU-alueelle, mikä vastaa useimpien eurooppalaisten yritysten vaatimuksia.
Pipedrive tukee rekisteröityjen oikeuksien toteuttamista: järjestelmästä voidaan hakea, viedä ja poistaa yksittäisen henkilön tiedot tarvittaessa. Tämä on keskeinen vaatimus GDPR:n näkökulmasta, sillä asiakkailla on oikeus pyytää tietojensa poistamista tai siirtämistä.
On kuitenkin tärkeää ymmärtää, että GDPR-vaatimustenmukaisuus ei ole pelkästään Pipedriven vastuulla. Yritys toimii rekisterinpitäjänä ja on itse vastuussa siitä, mihin tarkoituksiin asiakastietoja kerätään, kauanko niitä säilytetään ja kenellä on niihin pääsy. Pipedrive tarjoaa välineet, mutta tietosuojakäytäntöjen rakentaminen on yrityksen omalla vastuulla.
Mitkä ovat Pipedriven suurimmat tietoturvariskit?
Pipedriven suurimmat tietoturvariskit eivät yleensä liity itse järjestelmän teknisiin heikkouksiin, vaan inhimillisiin tekijöihin ja hallinnollisiin puutteisiin. Yleisimpiä riskejä ovat liian laajat käyttöoikeudet, heikot salasanat ilman kaksivaiheista tunnistautumista sekä se, että entisillä työntekijöillä on edelleen aktiiviset tunnukset järjestelmään.
Käytännössä myyntitiimit kohtaavat usein seuraavia riskitilanteita:
- Ylimääräiset käyttöoikeudet: Jos kaikilla käyttäjillä on pääsy kaikkiin tietoihin, yksittäinen väärinkäytös tai tietovuoto voi paljastaa koko asiakasrekisterin.
- Tunnusten jakaminen: Jaetut käyttäjätunnukset tekevät toiminnan seurannasta mahdotonta ja lisäävät tietovuotoriskiä merkittävästi.
- Kolmansien osapuolten integraatiot: Pipedriveen liitetyt sovellukset voivat pyytää laajoja oikeuksia dataan. Jokainen integraatio on tietoturvariski, joka on arvioitava erikseen.
- Poistuvan henkilöstön tunnukset: Ellei käyttöoikeuksia poisteta välittömästi työsuhteen päättyessä, entisillä myyjillä voi olla pääsy arkaluonteisiin asiakastietoihin.
Nämä riskit ovat hallittavissa selkeillä sisäisillä prosesseilla ja säännöllisillä tarkastuksilla, mutta ne vaativat aktiivista huomiota.
Miten Pipedrive vertautuu muihin CRM-järjestelmiin tietoturvan osalta?
Tietoturvan perusominaisuuksien osalta Pipedrive on vertailukelpoinen muiden johtavien CRM-järjestelmien, kuten Salesforcen ja HubSpotin, kanssa. Kaikki kolme tarjoavat TLS-salauksen, kaksivaiheisen tunnistautumisen ja GDPR-yhteensopivuuden. Merkittävin ero on siinä, että Salesforce tarjoaa laajemman valikoiman yritystason tietoturvaominaisuuksia korkeammilla hintaluokilla.
Pipedriven vahvuus on sen yksinkertaisuus ja käytettävyys: tietoturvaominaisuudet on rakennettu niin, että pk-yrityksenkin on helppo ottaa ne käyttöön ilman erillistä IT-osastoa. Salesforcen vastaavat ominaisuudet ovat usein monimutkaisempia konfiguroida ja edellyttävät enemmän teknistä osaamista.
Käytännön näkökulmasta suurimmalle osalle pk- ja kasvuyrityksistä Pipedriven tietoturvataso on täysin riittävä. Jos yritys käsittelee erityisen arkaluonteisia tietoja tai toimii vahvasti säännellyllä toimialalla, kannattaa kuitenkin arvioida, tarvitaanko lisäsuojaustoimenpiteitä tai erillisiä tietoturvaratkaisuja CRM:n rinnalle.
Mitä yrityksen kannattaa tehdä Pipedriven tietoturvan vahvistamiseksi?
Pipedriven tietoturvan vahvistaminen lähtee liikkeelle muutamasta konkreettisesta toimenpiteestä: ota käyttöön kaksivaiheinen tunnistautuminen kaikille käyttäjille, määritä roolikohtaiset käyttöoikeudet huolellisesti ja tarkista säännöllisesti, kenellä on pääsy mihinkin tietoihin. Nämä kolme toimenpidettä kattavat suurimman osan yleisimmistä riskeistä.
Tarkempi toimenpidelista etenee näin:
- Pakollinen kaksivaiheinen tunnistautuminen: Varmista, että järjestelmänvalvoja pakottaa kaksivaiheisen tunnistautumisen kaikille käyttäjille, ei vain suosittele sitä.
- Käyttöoikeuksien minimointi: Anna kullekin käyttäjälle vain ne oikeudet, joita hän työssään tarvitsee. Vältä ”admin kaikille” -lähestymistapaa.
- Offboarding-prosessi: Rakenna selkeä käytäntö, jonka mukaan poistuvien työntekijöiden tunnukset suljetaan viimeistään työsuhteen päättymispäivänä.
- Integraatioiden auditointi: Käy läpi Pipedriveen kytketyt sovellukset ja poista ne, jotka eivät ole enää käytössä tai joiden oikeudet tuntuvat liiallisilta.
- DPA:n allekirjoittaminen: Varmista, että tietojenkäsittelysopimus Pipedriven kanssa on allekirjoitettu ja ajan tasalla.
- Kirjautumislokien seuranta: Tarkista säännöllisesti kirjautumishistoria epäilyttävien tapahtumien varalta.
Me Zimplellä autamme yrityksiä rakentamaan Pipedrive-ympäristön, jossa tietoturva on kunnossa alusta alkaen. Käyttöönottovaiheessa on luontevaa määrittää oikeat roolit, käyttöoikeudet ja prosessit kerralla oikein, sen sijaan että niitä paikataan jälkikäteen. Haluatko varmistaa, että yrityksesi Pipedrive-ympäristö on sekä tehokas että tietoturvallinen? Ota yhteyttä asiantuntijoihimme — katsotaan tilanne yhdessä.
Aiheeseen liittyvät artikkelit
- CRM-järjestelmät Suomessa – millaisia vaihtoehtoja yrityksille on?
- Mikä CRM sopii yritykselle jolla on pitkä myyntisykli?
- Miten Pipedrive auttaa myyntijohtajaa seuraamaan kauppoja reaaliajassa?
- Miten Pipedrive integroituu muihin liiketoiminnan työkaluihin 2026?
- Kuinka paljon CRM-järjestelmä maksaa pienelle yritykselle 2026?