CRM-järjestelmää voi käyttää ilman teknistä osaamista. Nykyaikaiset CRM-ratkaisut, kuten Pipedrive, on suunniteltu alusta alkaen tavalliselle myyjälle, ei IT-ammattilaiselle. Peruskäyttö, kuten kontaktien hallinta, kauppojen seuranta ja tehtävien kirjaaminen, onnistuu käytännössä keneltä tahansa, joka osaa käyttää sähköpostia ja selainta. Jos haluat nähdä tämän itse, voit kokeilla Pipedrivea ilmaiseksi ja arvioida, sopiiko se juuri teidän tiimillenne. Alla käymme läpi tarkemmin, mitä CRM:n käyttö oikeasti vaatii ja missä tilanteissa asiantuntija-apu kannattaa.
Mitä CRM-järjestelmän käyttö käytännössä vaatii?
CRM-järjestelmän peruskäyttö vaatii lähinnä kykyä kirjata tietoja järjestelmällisesti ja pitää myyntiputki ajan tasalla. Teknistä osaamista ei tarvita. Tärkeämpää on halu muuttaa työtapoja ja sitoutua yhteisiin pelisääntöihin tiimin kanssa.
Käytännössä myyjältä odotetaan kolmea asiaa: kontaktitietojen ylläpitoa, kauppojen etenemisen päivittämistä ja tehtävien kirjaamista. Nämä toiminnot ovat kaikissa moderneissa CRM-järjestelmissä suoraviivaisia ja muistuttavat enemmän kalenterin tai sähköpostin käyttöä kuin teknisen sovelluksen käyttöä.
Suurin este CRM:n käyttöönotolle ei yleensä ole tekninen vaikeus, vaan muutosvastarinta. Myyntitiimi saattaa kokea uuden järjestelmän lisätyönä, jos sen hyödyt eivät ole heti selviä. Siksi käyttöönotto kannattaa tehdä huolella ja varmistaa, että koko tiimi ymmärtää, mitä CRM heille antaa.
Miten nykyaikaiset CRM-järjestelmät on suunniteltu tavalliselle käyttäjälle?
Nykyaikaiset CRM-järjestelmät on rakennettu visuaalisiksi ja intuitiivisiksi, jotta myyjät voivat käyttää niitä ilman koulutusta tai teknistä taustaa. Esimerkiksi Pipedrive perustuu kanban-tyyliseen myyntiputkeen, jossa kaupat liikkuvat sarakkeesta toiseen yksinkertaisella raahaus-toiminnolla.
Käyttöliittymä on suunniteltu myyjän näkökulmasta: näet yhdellä silmäyksellä, missä vaiheessa kukin kauppa on, mitä tehtäviä on auki ja milloin pitää olla yhteydessä asiakkaaseen. Mitään ylimääräistä ei ole näkyvissä, ellei sitä erikseen halua.
Automaatiot helpottavat arkea entisestään. Järjestelmä voi lähettää seurantaviestin automaattisesti, luoda tehtäviä kaupan edetessä tai muistuttaa myyjää, kun asiakas ei ole kuullut kuulumisia viikkoon. Nämä toiminnot säästävät aikaa ja vähentävät inhimillisiä virheitä, eikä niiden käyttöönotto vaadi koodausosaamista.
Missä tilanteissa CRM-käyttöönotto vaatii asiantuntija-apua?
Asiantuntija-apua kannattaa harkita silloin, kun CRM liitetään muihin järjestelmiin, myyntiprosessi on monimutkainen tai tiimillä ei ole aiempaa kokemusta CRM-työkaluista. Näissä tilanteissa väärät valinnat alkuvaiheessa voivat hidastaa koko tiimin työtä kuukausiksi.
Integraatiot ovat yleisin syy hakea apua. Jos CRM pitää yhdistää esimerkiksi taloushallinnon järjestelmään, ERP:iin tai markkinointityökaluihin, tarvitaan teknistä osaamista. Me Zimplellä rakennamme juuri tällaisia yhteyksiä Pipedriven ja muiden järjestelmien, kuten Netvisorin ja Procountorin, välille.
Asiantuntija auttaa myös myyntiprosessin mallintamisessa. Kun tiimissä on useita myyjiä ja kaupat kulkevat eri vaiheiden kautta, on tärkeää rakentaa CRM vastaamaan juuri teidän prosessianne, ei geneeristä mallia. Hyvin rakennettu pohja säästää paljon aikaa myöhemmin ja varmistaa, että raportointi antaa oikeaa tietoa johdolle.
Kuinka nopeasti CRM-järjestelmän oppii ilman teknistä taustaa?
Helppokäyttöisen CRM:n perustoiminnot oppii tyypillisesti yhdessä päivässä. Useimmat myyjät ovat tuottavia jo ensimmäisen viikon aikana, kun he ovat päässeet kokeilemaan järjestelmää omien asiakkaidensa kanssa käytännössä.
Oppimiskäyrä riippuu pitkälti siitä, kuinka hyvin käyttöönotto on suunniteltu. Lyhyt perehdytys, selkeät ohjeet ja tiimin yhteinen sopimus siitä, miten järjestelmää käytetään, nopeuttavat oppimista merkittävästi. Jos jokainen myyjä keksii omat tapansa kirjata tietoja, syntyy sekavuutta, joka hidastaa kaikkia.
Edistyneemmät ominaisuudet, kuten automaatiot, raporttien rakentaminen ja integraatioiden hyödyntäminen, vaativat enemmän aikaa. Niitä ei kuitenkaan tarvitse oppia heti. Järkevää on aloittaa perusteista ja ottaa lisäominaisuuksia käyttöön sitä mukaa, kun tiimi on valmis.
Millainen CRM sopii parhaiten teknisesti kokemattomalle tiimille?
Teknisesti kokemattomalle myyntitiimille sopii parhaiten CRM, joka on visuaalinen, selkeä ja jossa on mahdollisimman vähän turhia toimintoja. Tärkeintä on, että järjestelmä tukee myyjän päivittäistä työtä eikä vaadi jatkuvaa IT-tukea.
Hyvä helppokäyttöinen CRM pk-yritykselle täyttää nämä kriteerit:
- Visuaalinen myyntiputki, josta näkee kauppojen tilanteen yhdellä silmäyksellä
- Mobiilisovellus, jotta tiedot pysyvät ajan tasalla myös kentällä
- Automaatiot, jotka hoitavat toistuvat tehtävät ilman manuaalista työtä
- Selkeä hinnoittelu ilman piilomaksuja tai monimutkaisia lisenssirakennelmia
- Hyvä tuki, joko järjestelmätoimittajalta tai kumppanilta, johon voi ottaa yhteyttä tarvittaessa
Pipedrive on yksi suosituimmista valinnoista juuri siksi, että se täyttää nämä kriteerit ja on suunniteltu erityisesti myyntitiimien tarpeisiin. Se ei yritä olla kaikkea kaikille, vaan pitää fokuksen siinä, mikä myyjälle on oleellista. Kun CRM on selkeä ja helppo käyttää, tiimi oikeasti käyttää sitä, ja siitä syntyy todellinen hyöty koko organisaatiolle. Haluatko kuulla lisää siitä, miten CRM-käyttöönotto sujuisi juuri teidän yrityksessänne? Ota meihin yhteyttä, niin jutellaan lisää.
