CRM-strategi: Bemötande av en säljare som slutar

Inaktivera en användare som lämnar Pipedrive

Naturligtvis är det viktigt att åtkomsten till ditt CRM blockeras så snart som det behövs. Det sker genom att användaren inaktiveras. I Pipedrive raderar du egentligen aldrig användare, du inaktiverar dem bara. Fördelen är att all information som användaren har skapat finns kvar även om åtkomsten är blockerad. Information om inaktivering av användare finns i Pipedrives kunskapsbas.

Kom ihåg att du också kan återaktivera alla användare när som helst.

Överför objekt till andra användare

Det är troligt att den avgående säljaren också lämnar kvar öppna försäljningsärenden, aktiviteter och andra planerade uppgifter – som du kan överföra till andra användare antingen före eller efter att du har inaktiverat användaren.

Alla objekt kan överföras i bulk, så du behöver inte klicka på dem en och en för att ändra ägarskap. Öppna helt enkelt erbjudanden, organisationer, aktiviteter etc. i en listvy, markera alla eller flera och byt ägare i fönstret för massredigering som öppnas på höger sida. Väldigt praktiskt. Det finns också instruktioner för det på Pipedrive kunskapsbas (vi rekommenderar varmt att du bekantar dig med kunskapsbasen för andra Pipedrive-frågor också!). 

Innan du överför allt till en annan användare bör du tänka på din rapportering. Vi rekommenderar t.ex. att du först utvärderar om du överhuvudtaget bör överföra tidigare, avslutade affärer eller utförda aktiviteter till andra användare. Att ändra ägarskapet för affärer och aktiviteter kan påverka din rapportering, så var försiktig.

Spara den avgående säljarens e-post!

Om användaren har haft sin e-post synkroniserad med Pipedrive (vilket vi rekommenderar för alla som arbetar med kunder) ska du se till att deras e-post stannar i Pipedrive. Det görs enklast så att användaren avaktiveras innan någon annan åtgärd vidtas avseende e-postinkorgen. När e-postmeddelandena har synkroniserats till Pipedrive en gång stannar de där om inte någon specifikt raderar dem antingen i Pipedrive eller i e-postinkorgen. Det finns situationer där användaren, på sin sista dag, raderar alla e-postmeddelanden i sin inkorg.

Om Pipedrives e-postsynkronisering fortfarande är aktiverad innebär det också att alla e-postmeddelanden försvinner från Pipedrive. Dessutom händer det att IT-avdelningen stänger eller till och med tömmer e-postinkorgen snabbt efter att användaren har lämnat företaget, vilket leder till att e-postmeddelanden försvinner igen om användaren är aktiv och synkronisering är påslagen.

Så vi rekommenderar att det första steget alltid är att inaktivera användaren.

Licens- och platshantering

Inaktivering av en användare frigör alltid en plats för dig att använda. Så när du har inaktiverat en användare kan du omedelbart lägga till en annan användare utan att det påverkar faktureringen. Om du inte vill ersätta den avaktiverade användaren med en annan och vill minska din fakturering med en plats, meddela oss detta separat via e-post, t.ex. till vår supportadress. På så vis kan vi inaktivera platsen helt och hållet.

Admins checklista för avgående säljare

När en användare lämnar din organisation gör du följande:

1. Inaktivera användaren i Pipedrive.
2. Använd massredigeringsfunktionen för att ändra ägandet av kommande aktiviteter och öppna affärer/leads till andra användare.
3. Sluta med att stänga e-postlådan.

Om du inte känner till användarhantering eller massredigering rekommenderar vi vår admin-utbildning. Efter utbildningen kommer du att använda din Pipedrive på en ny nivå – med färre gråa hårstrån och effektivare arbetsdagar.