Myyjä irtisanoutui, mitä ottaa huomioon CRM:ssä?

Käyttäjän poistaminen Pipedrivesta

Luonnollisesti on tärkeää, että pääsy CRM:ään estetään heti kun se on tarpeellista. Tämä tapahtuu sulkemalla käyttäjän tunnus (eli poistetaan käyttäjätunnuksen aktivointi). Pipedrivessa ei varsinaisesti koskaan poisteta käyttäjiä, ainoastaan deaktivoidaan tunnukset. Tämän etu on se, että kun käyttäjän tunnus sulkeutuu, kaikki käyttäjän tuottama tieto pysyy kuitenkin paikallaan eikä poistu. Ohjeet tunnusten sulkemiseen löydät tietokannastamme.

Muista myös, että tunnuksen voi milloin tahansa myös aktivoida uudelleen.

Kauppojen ja aktiviteettien jakaminen muille käyttäjille

Lähtevältä henkilöltä jää todennäköisesti kesken olevia myyntikeissejä, aktiviteetteja ja muuta suunniteltua tulevaa tekemistä. Nämä voit siirtää toisille käyttäjille joko käyttäjätunnuksen sulkemisen jälkeen tai sitä ennen.

Kaikki tiedot voit siirtää yhdessä erässä, ei siis tarvitse jokaista klikkailla yksittäin ja siirtää toiselle. Avaat vain kaupat, organisaatiot, aktiviteetit, tms. listamuodossa, valitset useamman kerrallaan ja oikealle avautuvasta joukkomuokkausikkunasta vaihdat omistajan toiseen. Erittäin näppärää. Tähän löytyy myös ohjeita Pipedriven omasta tietokannasta (suosittelemme lämpimästi muutenkin siihen tutustumista!).

Ennen kuin siirrät ihan kaiken jollekin toiselle käyttäjälle, ota kuitenkin huomioon raportointi. Suosittelemme esimerkiksi, että mietit tarkkaan menneiden, suljettujen kauppojen ja tehtyjen aktiviteettien siirtämistä, sillä niiden vaihtaminen toisen käyttäjän nimiin saattaa vääristää raportointia. Ole siis tarkkana kun teet muutoksia.

Irtisanoutuneen myyjän sähköpostit talteen!

Jos käyttäjällä on ollut sähköposti synkronoituna Pipedriveen (mitä suosittelemme jokaiselle asiakastyötä tekevälle), varmistakaa, että sähköpostit myös jäävät Pipedriveen. Tämä onnistuu helpoiten niin, että käyttäjän tunnus suljetaan ennen kuin itse sähköpostilaatikolle tehdään mitään. Kun sähköpostit on kerran synkronoitu Pipedriveen, ne pysyvät siellä, ellei niitä erikseen poisteta.

Joskus on tilanteita, joissa käyttäjä esimerkiksi viimeisenä päivänään itse deletoi kaikki sähköpostinsa. Jos Pipedrive-synkronointi on edelleen auki, se tarkoittaa sitä, että sähköpostit katoavat myös Pipedrivesta. Samoin IT-osasto saattaa sulkea ja jopa tyhjentää sähköpostilaatikon nopeasti henkilön lähdön jälkeen, jolloin saatetaan jälleen menettää viestit Pipedrivesta, jos käyttäjän tunnus oli edelleen voimassa ja synkronointi päällä.

Suosittelemme siis, että aina ensimmäinen steppi on Pipedrive-tunnuksen sulkeminen.

Lisenssien hallinnointi

Yhden käyttäjän tunnuksen sulkeminen vapauttaa teiltä aina lisenssin käytettäväksi toiselle. Kun olette siis poistaneet yhden käyttäjän, voitte heti lisätä toisen tilalle. Jos ette aio korvata käyttäjää toisella ja haluatte pienentää lisenssimääräänne, ilmoittakaa siitä erikseen meille esimerkiksi tuen osoitteeseen. Näin osaamme poistaa vapautuneen lisenssin kokonaan käytöstä ja vähentää sen laskulta.

Muistilista myyjän irtisanoutuessa

Kun käyttäjä lähtee talosta, toimi seuraavasti:

1. Deaktivoi käyttäjän tunnus.
2. Jaa tulevat aktiviteetit ja kesken jääneet kaupat muille käyttäjille massamuokkauksella.
3. Vasta viimeiseksi sulje sähköpostilaatikko.

Jos esimerkiksi käyttäjien hallinta tai massamuokkaukset eivät ole sinulle tuttuja asioita, suosittelemme pääkäyttäjäkoulutustamme. Sillä pääset taas Pipedriven käytössä uudelle tasolle, vähennät harmaita hiuksia ja sujuvoitat arkeasi.