En typisk säljprocess i Pipedrive består av ett antal tydliga steg som speglar hur era affärer rör sig från första kontakt till vunnet kontrakt. För ett bolag med ett etablerat säljteam brukar det handla om fyra till sju steg i en pipeline, anpassade efter er specifika säljcykel och bransch. Vill du se hur det fungerar i praktiken? Du kan prova Pipedrive kostnadsfritt och sätta upp din första pipeline redan idag. Nedan går vi igenom de vanligaste frågorna om hur en Pipedrive-säljprocess faktiskt är uppbyggd och fungerar i praktiken.
Vilka steg ingår vanligtvis i en säljprocess i Pipedrive?
En typisk säljprocess i Pipedrive innehåller steg som Ny lead, Kvalificerad, Möte bokat, Offert skickad, Förhandling och Avslut. Exakt hur många steg och vad de heter varierar beroende på er säljcykel, men grundprincipen är densamma: varje steg representerar en tydlig fas i affären och en konkret åtgärd som säljaren behöver ta.
För ett säljteam på minst fyra personer är det särskilt viktigt att stegen är väldefinierade och att alla i teamet är överens om vad som krävs för att flytta en affär framåt. Vanliga misstag är att ha för många steg, vilket skapar friktion, eller för få, vilket gör det svårt att följa upp var i processen affärerna fastnar.
En välstrukturerad säljprocess i Pipedrive ger också säljledaren ett tydligt underlag för coachning. När ni ser att affärer ofta fastnar i ett specifikt steg kan ni snabbt identifiera om det handlar om en kompetens-, process- eller resursutmaning.
Hur konfigurerar man en pipeline i Pipedrive?
Du konfigurerar en pipeline i Pipedrive genom att gå till inställningarna och välja ”Pipelines”, där du kan skapa en ny pipeline, namnge den och lägga till de steg du vill ha. Varje steg kan ges ett namn och en sannolikhet för avslut, vilket används i prognoser. Det tar vanligtvis bara några minuter att sätta upp en grundläggande pipeline.
Det är möjligt att ha flera pipelines parallellt i Pipedrive, vilket är praktiskt om ert bolag säljer flera olika produkter eller tjänster med olika säljcykler. Ett bolag kan till exempel ha en pipeline för nykundsförsäljning och en separat för merförsäljning till befintliga kunder.
Vårt råd är att börja enkelt. Starta med en pipeline och fem till sex steg, kör den i ett par månader och justera sedan baserat på vad data visar. Det är frestande att bygga en komplex struktur från start, men en pipeline som faktiskt används konsekvent av hela säljteamet är alltid mer värdefull än en som är perfekt på papper.
Vad är skillnaden mellan en deal, kontakt och organisation i Pipedrive?
I Pipedrive är en deal en pågående affärsmöjlighet med ett värde och ett förväntat avslutsdatum. En kontakt (person) är den individ ni kommunicerar med, och en organisation är det bolag som kontakten tillhör. Dessa tre objekt hänger ihop men fyller olika funktioner i er CRM-säljprocess.
En deal är alltid kopplad till minst en kontakt och ofta till en organisation. Det innebär att all kommunikation, alla aktiviteter och all historik loggas på rätt ställe automatiskt. Om en kontaktperson byter bolag kan ni enkelt flytta kopplingen utan att förlora historiken.
För säljteam som hanterar komplexa affärer med flera beslutsfattare är det värdefullt att koppla flera kontakter till samma deal. Det ger hela teamet en tydlig bild av vem som är ekonomisk beslutsfattare, vem som är teknisk kontakt och vem som är den dagliga användaren.
Hur hanterar man aktiviteter och uppföljningar i en Pipedrive-process?
Aktiviteter i Pipedrive är de konkreta åtgärder som driver en affär framåt, till exempel samtal, e-post, möten eller uppgifter. Du skapar en aktivitet direkt på en deal och anger typ, datum och ansvarig säljare. Pipedrive påminner automatiskt säljaren när aktiviteten förfaller, vilket gör att ingenting faller mellan stolarna.
En bra tumregel för ett aktivt säljteam är att varje öppen deal alltid ska ha minst en planerad aktivitet kopplad till sig. Om en deal saknar nästa steg är den i praktiken vilande, vilket snabbt syns i er pipeline-vy.
Pipedrive har också en inbyggd vy som visar alla förfallna och kommande aktiviteter, sorterade per säljare. Det gör det enkelt för en säljchef att följa upp teamets aktivitetsnivå utan att behöva fråga varje person individuellt. Ni kan filtrera på aktivitetstyp, tidsperiod och ansvarig, vilket ger ett snabbt underlag för det dagliga säljmötet.
Vilka automatiseringar passar bäst i en typisk Pipedrive-säljprocess?
De automatiseringar som ger störst effekt i en Pipedrive-säljprocess är automatisk skapande av uppföljningsaktiviteter när en deal flyttas till ett nytt steg, automatiska e-postutskick vid specifika triggers och notifieringar till rätt person när en affär stagnerar. Dessa sparar tid på repetitiva uppgifter och säkerställer att inga affärer glöms bort.
Några konkreta exempel på automatiseringar som fungerar väl i praktiken:
- Skapa automatiskt ett uppföljningssamtal när en offert markeras som skickad
- Skicka ett välkomstmail när en ny deal skapas i första steget
- Notifiera säljchefen om en deal har legat still i mer än sju dagar
- Tilldela en deal till rätt säljare baserat på geografi eller segment
Vi på Zimple har också utvecklat OneClick, ett tillägg till Pipedrive som låter säljare starta komplexa automatiseringar med ett enda knapptryck direkt i plattformen. Det passar särskilt bra för team som vill trigga automatiseringar manuellt vid rätt tillfälle, utan att lämna Pipedrive.
Hur mäter man att säljprocessen faktiskt fungerar i Pipedrive?
Du mäter om din Pipedrive-säljprocess fungerar genom att följa konverteringsgraden mellan varje steg i pipelinen, den genomsnittliga tid en deal tillbringar i varje steg och den totala vinstgraden. Pipedrive har inbyggda rapporter som visar dessa nyckeltal per säljare, team och tidsperiod utan att ni behöver exportera data manuellt.
De viktigaste måtten att följa för ett etablerat säljteam är:
- Steg-till-steg-konvertering: Hur stor andel av affärerna går vidare från ett steg till nästa?
- Genomsnittlig affärslängd: Hur lång tid tar det från ny lead till avslutat kontrakt?
- Vinstgrad per källa: Vilka leadkällor ger de affärer som faktiskt stängs?
- Aktivitetsvolym per säljare: Finns det ett samband mellan antal aktiviteter och antalet vunna affärer?
Om ni märker att konverteringsgraden sjunker kraftigt i ett specifikt steg är det ett tydligt tecken på att just det steget behöver ses över, antingen i hur det är definierat, hur säljarna arbetar i det eller vilka resurser som finns tillgängliga. En välkonfigurerad Pipedrive-setup som kombinerar rätt pipeline-struktur med regelbunden uppföljning av dessa nyckeltal ger er ett stabilt underlag för att kontinuerligt förbättra er säljprocess. Har du frågor om hur ni bäst sätter upp er säljprocess? Kontakta oss så hjälper vi er komma igång.
