Att byta eller komplettera sina affärssystem är ett stort beslut för vilket säljteam som helst. En av de vanligaste frågorna vi får från företag som funderar på ett nytt CRM-system är just den här: kan det integreras med de verktyg vi redan använder? Det korta svaret är ja, men det finns viktiga nyanser att känna till. I den här artikeln går vi igenom hur CRM-integrationer fungerar, vilka verktyg som kan kopplas ihop och hur du väljer rätt lösning för ditt team. Vill du se hur det fungerar i praktiken kan du prova Pipedrive kostnadsfritt och utforska integrationsmöjligheterna direkt.
Vad är en CRM-integration och hur fungerar den?
En CRM-integration är en teknisk koppling mellan ditt CRM-system och ett annat verktyg eller affärssystem. Syftet är att data ska kunna flöda automatiskt mellan systemen utan att ditt säljteam behöver mata in samma information på flera ställen. I praktiken innebär det att när en affär stängs i CRM-systemet kan informationen automatiskt uppdateras i ekonomisystemet, att e-postkonversationer loggas direkt i CRM-kontaktkortet eller att leads från ett formulär hamnar rätt i säljpipelinen utan manuellt arbete.
Integrationer bygger vanligtvis på antingen inbyggda kopplingar som leverantören tillhandahåller, eller på API-anrop där systemen kommunicerar via standardiserade gränssnitt. Oavsett metod är målet detsamma: ett enhetligt informationsflöde som sparar tid och minskar risken för fel.
Vilka verktyg kan integreras med ett CRM-system?
Möjligheterna är i dag mycket breda. De vanligaste integrationerna som säljteam med fyra eller fler säljare efterfrågar inkluderar:
- E-post och kalender som Gmail, Outlook och Google Calendar, så att möten och kommunikation loggas automatiskt
- Marknadsföringsverktyg som Mailchimp, HubSpot Marketing eller ActiveCampaign för att synka leads och kampanjdata
- Ekonomi- och faktureringssystem som Netvisor, Procountor och Fortnox
- ERP-system för att hålla kund- och orderdata konsekvent över hela organisationen
- Kommunikationsverktyg som Slack och Microsoft Teams för notifieringar och uppdateringar direkt i chatten
- Formulär och webbplatser via verktyg som Typeform, WordPress eller egna landningssidor
Med Pipedrive som CRM-system finns ett stort ekosystem av färdiga integrationer i Pipedrive Marketplace, vilket gör det enkelt att komma igång med de vanligaste verktygen utan att behöva anlita en utvecklare.
Hur integrerar man CRM med ett ERP-system?
Integration mellan CRM och ERP är ofta den mest strategiskt viktiga kopplingen för ett växande företag. ERP-systemet hanterar affärskritisk data som lager, inköp, fakturering och leveranser, medan CRM-systemet äger kundrelationen och säljprocessen. När dessa inte pratar med varandra uppstår informationssilos som bromsar både sälj och leverans.
Vi bygger integrationslösningar mellan Pipedrive och ERP-system med vårt eget kodteam. Det innebär att kopplingarna är skräddarsydda efter hur just ert företag arbetar, inte begränsade av vad en färdig plugin råkar stödja. Vanliga flöden vi sätter upp inkluderar synkronisering av kundregister, automatisk orderöverföring när en affär stängs och realtidsuppdatering av prisinformation från ERP till CRM.
Processen börjar alltid med en kartläggning av vilka datafält som behöver synkas, i vilken riktning och hur ofta. Sedan byggs integrationen och testas noggrant innan den driftsätts i er miljö.
Vad är skillnaden mellan inbyggda integrationer och API-integrationer?
En inbyggd integration är en färdig koppling som CRM-leverantören eller en tredjepartsaktör har byggt och underhåller. Den är enkel att aktivera, kräver sällan teknisk kompetens och fungerar bra för standardflöden. Nackdelen är att den är begränsad till vad leverantören har valt att stödja.
En API-integration byggs med hjälp av systemens programmeringsgränssnitt och ger full flexibilitet. Du kan bestämma exakt vilka data som ska flöda, när och hur. Det kräver mer teknisk kompetens att bygga, men resultatet är en lösning som är anpassad efter era specifika processer snarare än en generell mall.
För säljteam med komplexa processer eller unika affärssystem är API-integrationer ofta det enda alternativet som verkligen fungerar i praktiken. Det är just den typen av lösningar vi specialiserar oss på.
Varför slutar CRM-integrationer ibland att fungera?
Det är en fråga vi möter regelbundet. Integrationer kan sluta fungera av flera anledningar:
- API-uppdateringar: När ett av systemen uppdaterar sitt API utan bakåtkompatibilitet kan befintliga kopplingar gå sönder
- Autentiseringstoken som löper ut: Många integrationer kräver periodvis förnyad behörighet, vilket lätt glöms bort
- Förändrade datastrukturer: Om fält döps om eller tas bort i ett system kan mappningen sluta stämma
- Bristande övervakning: Utan aktiv monitorering märker man inte att en integration havererat förrän problemet blivit stort
Det bästa sättet att undvika dessa problem är att ha ett tydligt ägarskap för integrationerna och att regelbundet kontrollera att data flödar korrekt. Vi hjälper våra kunder att sätta upp just den typen av rutiner som en del av våra löpande tjänster.
Hur väljer man rätt CRM-system för sina befintliga verktyg?
Det viktigaste steget är att kartlägga vilka system ni redan använder och vilka integrationer som är affärskritiska. Gör en lista över de verktyg ert säljteam och era kollegor på ekonomi, marknad och support arbetar i dagligen. Fråga sedan vilket CRM-system som har stöd för dessa kopplingar, antingen via färdiga integrationer eller via ett öppet API.
Utöver integrationsstöd bör ni också titta på hur enkelt systemet är att använda i praktiken. Ett CRM som säljarna faktiskt använder är alltid bättre än ett tekniskt avancerat system som samlar damm. Pipedrive är byggt med just det i åtanke: ett intuitivt gränssnitt kombinerat med ett brett ekosystem av CRM-integrationer och möjligheten att bygga skräddarsydda kopplingar via API.
Vi rekommenderar alltid att börja med ett tydligt syfte: vad ska integrationen lösa? Svaret på den frågan styr både valet av system och hur integrationen bör byggas. Har ni ett säljteam på minst fyra personer och vill se hur Pipedrive passar in i er verktygslåda är ni välkomna att kontakta oss, så hjälper vi er att hitta rätt upplägg.
