Att växa som företag är fantastiskt, men det ställer också nya krav på era verktyg och processer. Ett CRM-system som fungerade utmärkt när ni var fem säljare kanske börjar knaka i fogarna när teamet växer och affärerna blir fler och mer komplexa. Frågan är inte alltid om ni ska byta CRM-system, utan när rätt tidpunkt faktiskt är inne. I den här artikeln går vi igenom de viktigaste signalerna, vad ni bör tänka på och hur ett CRM-byte går till i praktiken.
Vad är ett CRM-system och varför behöver växande företag ett?
Ett CRM-system, eller Customer Relationship Management-system, är en central plattform där företag samlar all information om sina kunder, prospekt och affärsmöjligheter. För ett säljteam handlar det om att ha full koll på var varje affär befinner sig i pipelinen, vad som senast diskuterades med en kund och vilka nästa steg är.
För växande företag med etablerade säljteam är ett CRM inte ett trevligt tillval utan en nödvändighet. Utan ett strukturerat system riskerar ni att tappa affärer i glappen, att säljare jobbar på olika sätt utan synlighet för varandra och att ledningen saknar underlag för att fatta välgrundade beslut. Ett välimplementerat CRM ger hela teamet en gemensam bild av verkligheten och frigör tid som annars går åt till manuellt arbete och intern kommunikation.
Vilka tecken visar att ditt nuvarande CRM-system inte räcker till?
Det finns flera tydliga varningssignaler som visar att ert nuvarande CRM har nått sin gräns. Känner ni igen något av följande?
- Säljarna undviker systemet. Om teamet hellre använder kalkylblad, anteckningar eller e-post för att hålla koll på affärer är det ett tecken på att CRM:et inte passar arbetsflödet.
- Rapporter tar för lång tid att ta fram. Om det krävs manuell databearbetning för att förstå hur pipelinen ser ut saknas rätt automatisering och integration.
- Systemet saknar integrationer med era övriga verktyg. Växande företag använder ofta ekonomisystem, marknadsföringsverktyg och ERP-system. Om CRM:et inte pratar med dessa uppstår dubbelarbete och informationsluckor.
- Onboardingen av nya säljare tar för lång tid. Ett bra CRM ska vara intuitivt nog för att nya teammedlemmar snabbt ska komma igång utan veckor av utbildning.
- Ni har växt ur licensnivån. Begränsningar i antal användare, funktioner eller lagringskapacitet är ett direkt hinder för tillväxt.
När är rätt tidpunkt att byta CRM-system?
Rätt tidpunkt att byta CRM-system är när kostnaden för att stanna kvar i det gamla systemet överstiger kostnaden och besväret med att byta. Det låter enkelt, men kräver en ärlig utvärdering av nuläget.
Praktiskt sett finns det några situationer där ett CRM-byte ofta är rätt beslut:
- Inför en tillväxtfas. Om ni planerar att utöka säljteamet, gå in på nya marknader eller lansera nya produkter är det bättre att byta CRM innan ni skalar, inte efter.
- När ni byter affärsmodell. En förändring från projektförsäljning till abonnemangsbaserade tjänster, eller tvärtom, ställer ofta helt andra krav på CRM:et.
- När integrationsbehoven ökar. Ju fler system ni använder, desto viktigare blir det att CRM:et kan kopplas ihop med dem på ett smidigt sätt.
- När säljprocessen mognar. Ett mer strukturerat och definierat säljflöde kräver ett system som kan spegla och stödja det.
En tumregel är att inte vänta tills problemet är akut. Att byta CRM mitt i en intensiv försäljningsperiod skapar onödig stress. Planera bytet i god tid och avsätt resurser för implementeringen.
Hur skiljer sig olika CRM-system åt för tillväxtföretag?
Marknaden för CRM-system är bred och valen kan kännas överväldigande. De flesta system kan delas in i några kategorier baserat på komplexitet, anpassningsbarhet och målgrupp.
Enklare system passar ofta startups och mycket små team men saknar den djupare funktionalitet som ett etablerat säljteam behöver. Enterprise-system som Salesforce erbjuder extremt hög anpassningsbarhet men kräver ofta dedikerade resurser för administration och är sällan kostnadseffektiva för tillväxtbolag.
Pipedrive är ett CRM byggt specifikt för säljteam som värdesätter tydlighet, användarvänlighet och effektivitet. Det är pipeline-orienterat, vilket innebär att säljarna alltid har en visuell och lättförståelig bild av sina affärer. För tillväxtföretag med ett aktivt säljteam erbjuder Pipedrive en stark balans mellan funktionalitet och enkelhet, med möjlighet att bygga ut systemet med integrationer och automatiseringar när behovet växer.
Hur går ett CRM-byte till i praktiken?
Ett CRM-byte är ett projekt som kräver planering, men det behöver inte vara komplicerat om ni har rätt stöd. Här är de viktigaste stegen:
- Kartlägg nuläget. Dokumentera era befintliga säljprocesser, vilka data ni har och vilka integrationer ni behöver.
- Definiera krav och mål. Vad ska det nya systemet lösa som det gamla inte klarar av? Involvera säljteamet tidigt i den här processen.
- Välj system och partner. Att ha en erfaren implementeringspartner vid sin sida gör stor skillnad, särskilt när det gäller att sätta upp systemet rätt från start och undvika vanliga fallgropar.
- Migrera data. Flytta kunddata, historik och pågående affärer på ett strukturerat sätt. Kvalitetssäkra datan innan ni importerar den.
- Utbilda teamet. Säkerställ att alla användare förstår hur systemet fungerar och varför det är uppbyggt som det är.
- Följ upp och justera. De första månaderna efter ett byte är viktiga. Samla feedback från säljarna och gör justeringar löpande.
Vi på Zimple hjälper företag genom hela den här resan, från kravanalys och implementering till utbildning och löpande support. Som Europas största Pipedrive-partner har vi erfarenhet av hundratals CRM-implementeringar och vet vad som fungerar i praktiken.
Vilka misstag bör man undvika när man byter CRM-system?
Även välplanerade CRM-byten kan gå snett om man inte är medveten om de vanligaste fallgroparna. Här är misstagen vi ser oftast:
- Att inte involvera säljteamet. Om systemet väljs och konfigureras utan input från de som ska använda det varje dag minskar chansen för adoption kraftigt.
- Att migrera smutsig data. Att flytta över gamla, felaktiga eller inaktuella uppgifter till ett nytt system löser inga problem. Det skapar nya.
- Att försöka återskapa det gamla systemet i det nya. Ett CRM-byte är ett utmärkt tillfälle att se över och förbättra säljprocesserna, inte bara kopiera dem.
- Att underskatta utbildningsbehovet. Även ett intuitivt system kräver ordentlig onboarding för att teamet ska använda det fullt ut.
- Att välja system utan tanke på skalbarhet. Välj ett CRM som kan växa med er, inte bara ett som löser dagens problem.
Att byta CRM-system är ett strategiskt beslut som, när det görs rätt, kan ha en direkt positiv effekt på er försäljning och era kundrelationer. Om ni funderar på om det är dags för ett CRM-byte är ni varmt välkomna att höra av er till oss på Zimple. Vi hjälper er att hitta rätt lösning för just er situation.
