När ett företag byter CRM-system överförs kunddata vanligtvis via en strukturerad datamigration, där information exporteras från det gamla systemet och importeras till det nya. Processen fungerar i de flesta fall smidigt, men kräver noggrann planering för att undvika dataförlust, felaktiga mappningar och juridiska fallgropar. Funderar du på att byta till ett modernt och användarvänligt CRM? Testa Pipedrive gratis och se om det passar er verksamhet. Nedan går vi igenom de viktigaste frågorna du behöver ha svar på innan du genomför ett CRM-byte.
Vad händer egentligen med kunddata under en CRM-migration?
Under en CRM-migration exporteras kunddata från det befintliga systemet, rensas och struktureras om, och importeras sedan till det nya CRM-systemet. Data mappas från det gamla systemets fält till motsvarande fält i det nya, vilket innebär att information som kontaktuppgifter, affärshistorik och aktivitetsloggar flyttas över i ett nytt format.
Processen brukar delas upp i tre huvudfaser. Först exporteras rådata, ofta i format som CSV eller via ett API. Sedan genomförs en datarensning där dubbletter tas bort, felaktiga poster korrigeras och fält standardiseras. Slutligen importeras den rensade datan till det nya systemet och valideras mot originalet för att säkerställa att ingenting saknas.
Det är viktigt att förstå att ett CRM-byte inte automatiskt innebär att data försvinner från det gamla systemet. De flesta leverantörer behåller din data under en övergångsperiod efter att prenumerationen avslutats, men hur länge varierar. Det är därför klokt att exportera och spara en fullständig säkerhetskopia innan migrationen påbörjas.
Vilken kunddata riskerar att gå förlorad vid ett CRM-byte?
Den data som löper störst risk att gå förlorad vid ett CRM-byte är komplex eller systemspecifik information som inte har direkta motsvarigheter i det nya systemet. Det handlar framför allt om anpassade fält, aktivitetsloggar, e-posthistorik kopplad till specifika kontakter, bifogade filer och automatiseringsregler.
Vanliga dataförluster uppstår i dessa kategorier:
- Anpassade fält: Fält som skapats specifikt i det gamla systemet saknar kanske en direkt motsvarighet i det nya och måste skapas manuellt innan migrationen.
- Aktivitets- och samtalsloggar: Historiska anteckningar och aktiviteter är ofta svåra att migrera fullt ut, särskilt om de är kopplade till specifika användare som inte längre är aktiva.
- E-posttrådar: E-post som synkroniserats via det gamla systemets inbyggda integration kan inte alltid föras över till ett nytt system.
- Bifogade dokument: Filer som lagrats direkt i det gamla CRM-systemet exporteras sällan automatiskt och måste hanteras separat.
- Relationsstrukturer: Kopplingar mellan kontakter, företag och affärer kan brytas om mappningen inte görs korrekt.
Att kartlägga all data i det befintliga systemet innan migrationen är det bästa sättet att minimera dessa risker.
Hur säkerställer man att kunddata är korrekt efter migrationen?
För att säkerställa att kunddata är korrekt efter en CRM-migration bör du genomföra en systematisk validering i tre steg: jämför totalt antal poster, kontrollera ett urval av enskilda poster manuellt och testa kritiska arbetsflöden i det nya systemet innan det tas i drift.
En strukturerad valideringsprocess kan se ut så här:
- Kvantitativ kontroll: Räkna antalet kontakter, företag och affärer i det gamla och det nya systemet och säkerställ att de stämmer överens.
- Kvalitativ stickprovskontroll: Välj ut ett representativt urval av poster och jämför dem fält för fält mot originalet.
- Funktionstest: Kontrollera att automatiseringar, integrationer och rapporter fungerar korrekt med den migrerade datan.
- Användartest: Låt ett par nyckelpersoner i säljteamet arbeta i det nya systemet under en testperiod och rapportera avvikelser.
Det är också klokt att köra det gamla och det nya systemet parallellt under en kortare period, om det är möjligt, för att fånga upp eventuella fel innan det gamla systemet stängs av helt.
Vad gäller juridiskt för kunddata när man byter CRM?
När ett företag byter CRM-system gäller GDPR fullt ut för all persondata som hanteras under migrationen. Det innebär att du måste ha ett lagligt stöd för att behandla och överföra personuppgifter, att data inte får lagras längre än nödvändigt i det gamla systemet, och att personuppgiftsbiträdesavtal måste finnas på plats med den nya CRM-leverantören.
Konkret innebär det att du bör gå igenom följande juridiska aspekter:
- Personuppgiftsbiträdesavtal: Kontrollera att du har ett giltigt avtal med den nya CRM-leverantören innan migrationen påbörjas.
- Datalagring i det gamla systemet: Säkerställ att persondata raderas från det gamla systemet inom rimlig tid efter att prenumerationen avslutats.
- Ändamålsbegränsning: Kontrollera att den data du migrerar fortfarande är relevant och nödvändig för ditt syfte. En CRM-migration är ett bra tillfälle att rensa ut föråldrad data.
- Tredjelandsöverföringar: Om den nya CRM-leverantören lagrar data utanför EU/EES krävs lämpliga skyddsåtgärder, till exempel standardavtalsklausuler.
Ta gärna hjälp av ett dataskyddsombud eller juridisk rådgivare om du är osäker på hur GDPR påverkar just er migration.
Hur lång tid tar en CRM-datamigration?
En CRM-datamigration tar vanligtvis allt från några dagar till flera månader, beroende på hur mycket data som ska migreras, hur komplex datastrukturen är och hur väl förberedd organisationen är. En enkel migration med standardiserade data kan genomföras på en till två veckor, medan komplexa migrationer med anpassade fält och många integrationer kan ta tre till sex månader.
De faktorer som påverkar tidsåtgången mest är:
- Datamängd: Antalet kontakter, affärer och historiska aktiviteter som ska migreras.
- Datakvalitet: Ju mer rensning och standardisering som krävs, desto längre tid tar processen.
- Anpassningar: Egna fält, arbetsflöden och rapporter som måste återskapas i det nya systemet.
- Integrationer: Kopplingar till externa system som måste konfigureras om och testas.
- Interna resurser: Hur mycket tid säljteamet och IT kan avsätta för validering och testning.
En realistisk tidsplan inkluderar alltid en buffert för oväntade problem. Det är bättre att planera för mer tid än nödvändigt än att skynda igenom en migration och riskera dataförlust.
Vilka integrationer påverkas när ett företag byter CRM-system?
När ett företag byter CRM-system påverkas i princip alla integrationer som det gamla systemet hade, eftersom de är kopplade till det gamla systemets API och datastruktur. Det innebär att integrationer mot exempelvis e-postverktyg, marknadsföringsplattformar, ekonomisystem och ERP-system måste konfigureras om från grunden i det nya CRM-systemet.
Vanliga integrationer som behöver ses över vid ett CRM-byte inkluderar:
- E-post och kalender (till exempel Microsoft 365 eller Google Workspace)
- Marknadsföringsautomation och e-postutskick
- Ekonomisystem som Fortnox, Visma eller liknande
- ERP-system för orderhantering och lagerstyrning
- Kundtjänstplattformar och ärendehanteringssystem
- Webbformulär och leadsgenerering
Det är klokt att dokumentera alla befintliga integrationer innan migrationen och prioritera dem efter affärskritiskhet. Integrationerna mot ekonomi- och ERP-system brukar vara de mest komplexa att återskapa, eftersom de ofta innefattar tvåvägsdataflöden och anpassad logik.
Vi på Zimple hjälper företag att bygga skräddarsydda integrationer mellan Pipedrive och andra system, inklusive Netvisor, Procountor och ERP-lösningar, så att datamigration och systembyten går så smidigt som möjligt. Vill du veta mer om hur vi kan stötta er i ett CRM-byte? Kontakta oss så berättar vi mer.
