Pipedrive-distribution - Hur undviker man vanliga fallgropar?

Pipedrive är ett enkelt CRM-system: vem som helst kan registrera sig, betala med kreditkort och börja använda det direkt. Installationen kan göras självständigt, och det tar inte mer än tio minuter för en första installation.

Om Pipedrive är så enkelt att driftsätta, varför rekommenderar vi inte en installation på tio minuter? Det beror på att det vanligtvis innebär huvudvärk senare. Vi har sett att företag som inte investerar tillräckligt med tid och kraft i att implementera CRM-systemet går miste om viktiga egenskaper och andra fördelar som Pipedrive har att erbjuda. Med hjälp av Zimple-implementering garanterar vi en bättre serviceupplevelse för era kunder, en tydlig försäljningspipeline och att ni får meningsfulla data i form av rapporter.

På Zimple har vi hjälpt dussintals kunder från olika branscher att börja använda Pipedrive. Vi har också hjälpt dem att rensa i Pipedrive och att effektivisera användningen av deras nuvarande CRM-system. Vår erfarenhet har gett oss ett bra perspektiv på vad man bör och inte bör göra under implementationsprocessen för att få ut mesta möjliga av Pipedrive. Här är några tankar kring ämnet.

Grundläggande inställningar

Det kan vara lockande att börja med att installera alla avancerade funktioner och verktyg för att se vad man kan åstadkomma. Men enligt vår erfarenhet är det ett enkelt sätt att tappa fokus på de viktigaste funktionerna som hjälper ditt team i deras dagliga arbete.

Det viktigaste att ta reda på först är vad du vill göra med Pipedrive. De grundläggande principerna för Pipedrive är hantering av försäljningsprocesser, datastruktur (dvs. när och var informationen registreras i datafälten) och arbetsflöden (hur dina affärer fortskrider, hur de övergår till produktion, vilka automatiseringar och aktiviteter som behövs).

Allt det här måste vara i ordning innan vi ens kan börja tänka på något annat. Om försäljningspipelinen och informationsdetaljerna inte upprättas systematiskt och med omsorg kommer du med största sannolikhet att få problem senare. Genom att fokusera på säljprocessen och samla in rätt typ av data om dina prospekt och kunder kan Pipedrive anpassas för att uppfylla behoven hos ditt team eller din organisation. Det leder oss in på nästa ämne:

Systemet måste serva dig, inte tvärtom

Oavsett vilket CRM-system du använder måste systemet stödja dina processer och behov. Det är inte effektivt att anpassa sitt arbetssätt till systemets eller programvarans krav, utan snarare att ställa in programvaran på ett sätt som hjälper dig att nå dina mål.

I det avseendet är Pipedrive ett enastående system. Det är flexibelt och anpassningsbart och det krävs ingen examen i datavetenskap för att kunna modifiera det. Men ett flexibelt system har också en nackdel: om du inte arbetar systematiskt och konsekvent med Pipedrive kan dina data bli oorganiserade.

Grunden, dvs. försäljningsprocesserna och datastrukturen, måste vara stabil för att vi inte ska behöva göra ändringar i programvaran varannan minut. Genom att göra ständiga ändringar kan vi få en förvirrande plattform som inte är trevlig för användarna. Det leder till att data inte registreras, vilket innebär att man inte kan lita på data och därför inte kan göra rätt antaganden om vad som händer.

Tänk noga igenom vilka funktioner som är avgörande för ditt företag – och vilka funktioner som är “trevliga att ha”. Gå vidare till de funktioner som är “bra att ha” när grunden har skapats, men undvik att ta på dig för mycket på en gång och förvirra användarna. Om användarna anser att CRM-systemet är en irriterande sak som är svår att använda, finns det risk för att systemet inte används alls.

Mottot för genomförandet bör vara “få det rätt på en gång” – genom att planera ett system som är inrättat för att serva användaren, inte tvärtom.

Lär dig använda systemet

En sak som en implementeringsspecialist inte kan göra för en användare är att lära sig hur man använder systemet. Pipedrive är inte svårt att använda, det har faktiskt fått pris för att vara det enklaste CRM-systemet att använda på marknaden. Hur lätt det än är att använda måste du först lära känna programvaran och förstå dess logik. Om varje användare använder en dag eller två för att lära känna olika funktioner på egen hand, slösas en avsevärd mängd resurser bort.

Detsamma gäller för administratören, som ofta är försäljningschef eller försäljningsdirektör. Det är mycket att göra: läsa instruktioner, lära sig att använda systemet, hitta bästa praxis, lära sig arbetsflöden och kunna skapa, implementera och ta reda på vad som är viktigt och listan fortsätter. Implementering tar tid och man kan inte vara säker på om man har missat något.

Det är ingen dum idé att ta in en partner som kan hjälpa dig genom att berätta vad som bör övervägas först och vilka uppgifter som kan läggas åt sidan för att införas senare. En partner som redan från början kan lära både användare och administratörer att använda systemet på ett effektivt sätt.

Rapportering möjliggör analys och planering för framtiden

När grunden och datastrukturen är korrekt utformade och användarna lär sig att använda systemet som det är utformat för att användas, kan vi skörda frukterna av ett välfungerande CRM. I det här fallet talar vi om rapporter som berättar exakt vad du säljer, vid vilken tidpunkt, vem du säljer till, och viktigast av allt vad du inte säljer, varför och i vilken fas av din process som dina affärer går förlorade. De här uppgifterna är oftast inte tillgängliga via Excel-ark eller ERP-system, och genom att identifiera utmaningar i din säljprocess kan du ta steg framåt och utvecklas som säljorganisation.

Med rätt användning av Pipedrive är rapportering enkelt och ger viktig information om statusen för din försäljning och kan till och med ge dig realistiska prognoser. Och förresten, om du låter ett proffs hjälpa dig att skapa dina rapporter kommer du förmodligen att spara mycket krångel.

Sammanfattning

Att genomförandet är tekniskt enkelt innebär inte att det bör göras i all hast. Att noggrant konfigurera ditt system för att matcha behoven i din organisation är det enda sättet att se till att användningen av ditt CRM är värdefull och motiverande för dina säljare och i slutändan visar sig som en bättre upplevelse för dina kunder. Med hjälp av en erfaren partner kan du enkelt hitta rätt sätt att konfigurera ditt system och hålla säljarna och försäljningscheferna nöjda.

När ett CRM-system är som bäst är det inte bara ett kraftfullt verktyg för säljare, utan samlar också ovärderlig information om dina kunder för att hjälpa dig med marknadsföring och produktion. Varje organisation och bransch har olika behov som måste beaktas när systemet implementeras för att fungera i din organisation. Det är här vi verkligen kan hjälpa dig, eftersom vi har erfarenhet av att ha installerat systemet för ett stort antal företag som arbetar inom olika branscher. Tveka inte att kontakta oss om du funderar på att driftsätta Pipedrive för ditt företag. Låt oss diskutera hur vi kan få Pipedrive att fungera för dig!

Har du utnyttjat vår Pipedrive Playbook? Om inte, kan du ladda ner den här.