5 sätt att göra CRM till din personliga assistent

CRM-system är ofta ganska dåligt varumärkesprofilerade. Själva ordet “system” kan vara något osympatiskt för många av oss och förknippas med en massiv och kryptisk, ospecifik sak med olika algoritmer. Det är därför CRM-system bör omprofileras till personliga assistenter för säljledning och säljare eftersom det är vad dessa system är när de är som bäst.

Nedan hittar du fem sätt att göra ett CRM-system till en mycket effektiv (och löjligt billig) personlig assistent.

1: Berätta för assistenten om dina mål

Assistenten hjälper dig att fokusera på den verkliga affären. Men för att kunna göra det måste du berätta för assistenten om dina mål. Det är viktigt att vara tydlig och ärlig om dem. Ett exempel på denna typ av mål är att avsluta nya affärer med ett visst belopp inom en viss tidsperiod.

Det är här en bra assistent inser att han måste fråga dig hur du tidigare har lyckats avsluta affärer med samma belopp? Vid det här laget är det bra att låta din assistent veta hur försäljningsmatematiken fungerar i ditt fall. Ett exempel:

• 150 000 i nya avtal på en månad kan i din organisation uppnås med ungefär tre nya avtal som är värda omkring 50 000 vardera.
• För att skapa ett nytt avtal görs vanligtvis cirka två offerter. Det krävs vanligtvis två offerter för att landa ett nytt avtal.
• För att ordna ett möte krävs det vanligtvis cirka fem besvarade samtal från olika prospekt.
• I genomsnitt krävs det fem kalla samtal för att få ett besvarat samtal.

Det innebär att dina mål under en månad till exempel bör vara ungefär så här (i genomsnitt):

• Sex förslag
• 18 kundmöten
• 90 besvarade telefonsamtal (prospekt)
• totalt 450 genomförda telefonsamtal

Din assistent visualiserar dina mål på en kontrollpanel (Pipedrive Insights) och gör markeringar varje gång du kommer ett steg närmare dina mål.

2: Låt assistenten veta vad den kan göra för dig

En hjälpsam assistent vet vad du bör fokusera på i ditt arbete – de uppgifter som potentiellt kan ge vinst. Assistenten ska göra allt den kan för din räkning. Tumregeln är att om någon annan kan utföra 70 procent av en uppgift på egen hand, bör du starkt överväga att delegera den uppgiften.

När det gäller att hantera konton, prospekt och leads finns det massor av uppgifter som kan delegeras till din assistent. När det gäller ett CRM-system innebär det att använda automatiseringar. Din personliga assistent (ditt CRM-system) kan t.ex. utföra följande uppgifter åt dig:  

• Skicka ett automatiserat e-postmeddelande med ditt senaste blogginlägg, t.ex. till en potentiell kund efter ett möte (automatiserade e-postmeddelanden)
• Skapa automatiserade uppgifter åt dig baserat på dina tidigare utförda uppgifter (automatiserade aktiviteter)
• Återskapa automatiskt grundläggande information om ett företag
• Boka en tid för ett möte för dig och en kund (kalendersynkronisering/ föreslå tider)
• Skapa rapporter om dina prestationer på daglig, veckovis och/eller månatlig basis baserat på vad du har gjort (rapportering)

3: En bra assistent berättar för dig om den aktuella situationen och vet hur man förutspår framtiden

En av de bästa funktionerna hos din assistent är förmågan att berätta för dig vad du har gjort och hur din framtid (prognoser) ser ut. När det gäller rapportering kallas dessa två för släpande och ledande indikatorer.

Släpande indikatorer visar vad som redan har gjorts. Det kan handla om telefonsamtal, möten, förslag och avslutade affärer.

Med ledande indikatorerkan din assistent skapa en finansiell prognos för den pågående månaden om du avslutar dina nuvarande affärer och inte skapar nya.

Det är bra att komma ihåg att den här assistenten har starka matematiska och analytiska färdigheter. Assistenten kan på ett ögonblick berätta för dig att du, utöver de avslutade affärerna till ett värde av 50 000, kommer att avsluta fler affärer till ett värde av cirka 100 000 om du lyckas göra ytterligare två förslag och ha ytterligare 12 möten med potentiella kunder, förutsatt att det faktiskt är möjligt för de potentiella kunderna att fatta beslut inom den tid som återstår.

4: Assistenten berättar för dig vilka som är dagens viktigaste uppgifter

Assistenter tenderar att ha ett otroligt minne. Om du bara kommer ihåg att tala om för assistenten vem du ska kontakta och när, eller när du har möten inbokade, skapar assistenten en ny lista över dina uppgifter för dagen, varje dag. Det gör livet mycket enklare när du inte behöver komma ihåg vad du ska ta hand om idag, utan istället bara kan fokusera på att reagera på de aktiviteter som har skapats för dig.

Din assistent kan också påminna dig om du inte har planerat in nya uppgifter eller om du kommer för sent till en deadline. Här kan assistenten ge dig röda varningar för att påminna dig om de uppgifter och aktiviteter som du kanske har glömt att slutföra.

5: Assistenten kommer att ge dig beröm

När du äntligen har skickat iväg ett förslag eller avslutat en affär kan du alltid lita på att din assistent berömmer dig inför hela organisationen eller teamet. Det vanligaste sättet är att assistenten använder organisationens chattkanal (Slack, Teams, Google Chat etc.) för att bekräfta att organisationen eller teamet känner till affären, vilket sparar tid för dig, ännu en gång.

Slutligen…

Om du har en känsla av att ditt nuvarande CRM-system inte fungerar som den assistent som beskrivs i den här texten, kan det vara en bra idé att ta några steg tillbaka och fundera över de nuvarande processerna, rutinerna och målen. Vad förväntar du dig av din assistent? Har du gjort det möjligt för din assistent att faktiskt följa och uppfylla dina behov? Även de bästa assistenterna behöver en introduktion till sitt jobb, och det gäller även ett CRM-system.

Kom även ihåg att det inte finns någon anledning till panik. Vi kan hjälpa dig med din Pipedrive CRM och hjälpa dig att förbättra dess prestanda. Med våra erfarna medarbetare kan du vara säker på att ditt arbetsflöde blir smidigt och effektivt. Du kan kontakta oss oavsett om du bara vill prata med oss eller om du känner att ditt CRM-system behöver en ordentlig renovering.